انعطاف در استفاده از متدولوژي هاي مديريت پروژه |
برخي از سازمان ها زمان زيادي را براي يافتن يک متدولوژي مناسب جهت مديريت تمامي پروژه هاي خود صرف مي کنند، اما افراد اين سازمان ها گله دارند که اين کار بدون آنکه تأثير مثبتي
داشته باشد، فقط سرعت انجام کارهاي آنها را کاهش مي دهد. در بسياري از موارد، حق با آنهاست. در واقع تمامي پروژه ها به همه مراحل متدولوژي انتخاب شده نياز ندارند و ممکن است روش هاي ساده تري
براي انجام آنچه که در برخي از مراحل آن متدولوژي بايد انجام شود، وجود داشته باشد.
اشتباه ديگري که اکثر افراد مرتکب مي شوند، ايجاد وابستگي بين فعاليتها در قالب کلي (template) پروژه است؛ مثلاً تا برنامه ريزي به اتمام نرسد، طراحي نمي تواند آغاز گردد،
و ساخت نمي تواند شروع شود مگر آنکه طرح به تأييد رسيده باشد. اگر چه چنين وابستگي هايي در بسياري از پروژه ها وجود دارد، اما در بسياري پروژه هاي ديگر، کارها با اين ترتيب خطي
انجام نمي گردد. به عنوان مثال، ممکن است در پروژه اي بتوان طراحي يک بخش را آغاز نمود در حالي که برنامه ريزي بخشي ديگر هنوز خاتمه نيافته باشد.
اغلب سازمان هاي کارآمد، در ارتباط با متدولوژي ها، چهار چوب هاي کاري و قالب هاي کلي، يک يا چند رويکرد از رويکردهاي زير را دنبال مي کنند:
- استفاده از يک متدولوژي و قالب کلي زمانبندي پروژه که به مديران پروژه اجازه بدهد تا فقط مراحل لازم را بر پروژه خود اِعمال کنند
- به کار گيري متدولوژي ها و قالب هاي کلي متفاوت براي انواع مختلف پروژه ها
- استفاده از متدولوژيي که مشخص مي کند کدام موارد براي تمامي پروژه ها اجباري هستند و کداميک مي تواند با صلاحديد مدير پروژه انجام شود
درمديريت پروژه نيز مانند ساير زمينه ها، نمي توان يک متدولوژي را همچون لباسي دانست که مناسب قامت تمامي پروژه ها باشد.
|
|
يکپارچگي، عامل موفقيت PMO |
به ندرت مي توان خبري در مورد موفقيت يک دفتر مديريت پروژه (PMO) شنيد؛ و اگر چنين خبري به گوش برسد، معمولاً نتيجه به کارگيري توصيه هاي زير است:
- کل سازمان و مشتريان را مدنظر داشته باشيد و صرفاً به يک بخش خاص توجه نکنيد.
- کارها را ساده نگه داريد. يک PMO نيازي به پيچيدگي زياد ندارد؛ فقط لازم است از مديران پروژه حمايت کند و آنها را نسبت به بهبود مداوم کل فرآيند، متعهد سازد.
- کارها را يکپارچه کنيد. وجود يک PMO فعال، عاملي حياتي جهت حصول اطمينان از يکپارچگي است.
بدين ترتيب مي توان گفت که PMO را در واقع بايد IMO (Integration Management Office) ناميد.
|
|
نتايج يک همه پرسي |
چندي پيش، سايت PMThink از مخاطبين خود خواسته بود تا بهترين جمله اي را که در زمينه مديريت پروژه دريافت کرده اند، براي اين سايت ارسال کنند. برخي از پاسخ هاي دريافت شده را مي توانيد در زير مشاهده کنيد:
- هنگامي که افراد، نگران پروژه اي نباشند، مي توانند 100 روش خوب براي متوقف نمودن آن پيدا کنند که خطاي آنها محسوب نشود.
- قبل از به کارگيري يکي از ابزارهاي مديريت پروژه، اطمينان حاصل کنيد که به آن نياز داريد.
- PMBOK آمارکمتري را اعلام مي کند، اما تجربه نشان مي دهد که 100 درصد موفقيت مديريت پروژه به ارتباطات بستگي دارد.
- موفقيت شما به ميزان زيادي بستگي دارد به توانايي شما در انجام کارها توسط افرادي که دور خود جمع کرده ايد.
- هرگز امري را مسلم مپنداريد؛ هيچگاه فرض نکنيد که رويدادي به وقوع خواهد پيوست؛ خود آن را بررسي کنيد.
- چيزي را که نتوانيد اندازه گيري کنيد، نمي توانيد مديريت کنيد.
- نمي توانيد پروژه اي را سرِخود مديريت کنيد.
- تفويض اختيار کنيد و به خاطر داشته باشيد که براي انجام دادن هرکاري بيش از يک راه وجود دارد.
- به اعضاي تيم اجازه بدهيد تا مسئوليت وظايفي را که به آنها محول مي شود، بپذيرند.
- حاميان پروژه را مديريت کنيد و اجازه ندهيد آنها مديريت خود را بر شما اِعمال کنند؛ صاحب پروژه، شما هستيد.
- همه چيز قابل حل است، فقط ممکن است يافتن راه حل به زمان نياز داشته باشد.
- به تصوير کلي پروژه نگاه کنيد و نتيجه نهايي را مدنظر داشته باشيد.
- همواره تصميم گيري و حرکت به جلو، بهتر از تصميم نگرفتن و تأخير است.
|
|
افراد مختلف، زبان هاي رفتاري متفاوت |
رعايت قوانين زير، شکست کامل پروژه شما را تضمين مي کند؛ مي توانيد با مسئوليت خود، آنها را امتحان کنيدهرشخص، منحصر به فرد است. علائم و نشانه هايي که دررفتارافراد مشاهده مي کنيد،
ممکن است علت هايي متفاوت با آنچه شما تصور مي کنيد، داشته باشد. معمولاً اين وضعيت، زماني اتفاق مي افتد که افراد، داراي تجربيات قبلي متفاوت باشند و خصوصاً هنگامي که تفاوت هاي فرهنگي زيادي داشته باشند.
به همين دليل، لازم است تعبير خود از زبان رفتاري ديگران را مورد بررسي قرار داده، از صحت آن اطمينان حاصل نماييد. اين کار را مي توانيد از طريق پرسيدن چند سؤال يا تلاش در جهت شناسايي بهتر شخص مورد نظر انجام دهيد.
براي تمرين بيشتر و کمک به توسعه مهارت هاي خود در درک زبان رفتاري، به تماشاي مردم بپردازيد. مردم را مشاهده کنيد - در اتوبوس يا قطار يا در تلويزيون
درحالي که صداي آن را قطع کرده ايد - و فقط به عمل ها و عکس العمل هاي آنها نسبت به يکديگر توجه نماييد؛ سعي کنيد حدس بزنيد که به يکديگر چه مي گويند يا بين آنها چه مي گذرد.
با اين روش، حتي اگر اين فرصت براي شما پيش نيايد که از صحت ارزيابي خود اطمينان حاصل کنيد، مهارت هاي مشاهده اي خود را بهبود خواهيد بخشيد. اين امر مي تواند به دريافت علائم و نشانه ها هنگام مواجهه با ديگران به شما کمک کند.
|
