101 قانون کلي براي رهبران
(قسمت پنجم: افزايش بهره وري) |
داشتن يک برنامه زمانبندي فشرده، مي تواند حداکثر بهره گيري مطلوب از اوقات کاري روزانه را دشوار سازد. رعايت نکات زير به شما کمک مي کند تا زمان در دسترس بودن خود را جهت مراجعه کارکنان به حداکثر برسانيد:
- از جلسات بيشترين نتيجه را کسب کنيد. به منظور افزايش بهره وري و صرفه جويي در زمان، با سازماندهي و آمادگي در جلسات شرکت کنيد.
- انرژي خود را بر روي موضوعات مهم متمرکز سازيد. اجازه ندهيد کارهاي کم اهميت، اوقاتي را که بايد صرف موارد مهم گردد، به خود اختصاص دهند.
- زمان- دزدهاي خود را شناسايي کنيد. براي هر فرد، موارد کوچکي وجود دارد که حواس او را به خود معطوف داشته، تمرکز او را کاهش مي دهد. اين موارد را شناسايي کنيد و بکوشيد تا آنها را حذف نماييد.
- وقت شناس باشيد. وقت شناسي امري بسيار مهم است. هرگز ديگران را براي قرارهاي ملاقات و جلسات، منتظر نگذاريد.
- مدت زمان معقولي را به پاسخگويي به مکاتبات خود اختصاص دهيد. شما مجبور نيستيد دائماً درگير مکاتبات خود باشيد، اما هرگاه برايتان ميسر بود، چند ساعتي را براي پاسخ دادن به نامه ها و ايميل ها صرف کنيد.
- فقط آنچه را لازم است انجام دهيد. گاهي فراترازکارهاي اصلي به پيش مي رويد؛ اگر اين موضوع هر روز تکرار شود، مي تواند مانع پيشرفت شما در امور مهمتر گردد. ابتدا کارهاي کليدي را انجام دهيد، سپس اگر فرصت داشتيد، به کارهاي اضافي بپردازيد.
- به زمانبندي ها و کارهاي روزمره پايبند باشيد. اگرچه ممکن است کارهاي روزمره و زمانبندي ها جذابيت چنداني نداشته باشند، اما مي توانند در ساده سازي و مؤثرتر کردن کارها و افزايش بهره وري، شما را ياري دهند.
- زمانبندي خود را سازماندهي و مديريت کنيد. از هرگونه ابزار و امکاناتي که در دسترس داريد، براي اولويت بندي کارهاي روزانه و پيگيري آنچه که لازم است انجام دهيد، استفاده کنيد.
- بيش از آنچه که فکر مي کنيد مي توانيد انجام دهيد، برنامه ريزي کنيد. اين کار اگرچه ممکن است استرس زا به نظر برسد، اما مي تواند محرک واقعاً خوبي باشد. اگر طوري مديريت کنيد که تمامي کارها انجام شوند، از احساس موفقيتي بزرگ لذت خواهيد برد.
- عادت کنيد که کارها را اول وقت انجام دهيد. گاهي نيم ساعت کار پيوسته در دفتري خالي از حضور ديگران، مي تواند به شما کمک کند تا قبل از هرگونه سردرگمي و حواس پرتي، که سرعت شما را کاهي مي دهد، کارهاي کليدي را انجام دهيد يا روز خود را برنامه ريزي نماييد.
- بدانيد که بعضي وقت ها استرس خوب است. در عين حال که مقدار زياد هر چيز، خصوصاً استرس، مي تواند بد باشد، گاهي اوقات کمي استرس مي تواند محرکي باشد که شما را به حرکت وامي دارد و به شما امکان مي دهد تا کارهاي بيشتري انجام دهيد.
- کارهايي را که کمتر دوست داريد، اول انجام دهيد. ملال آورترين و نامطلوب ترين کارهاي خود را در ابتداي روز از سر راه خود برداريد. پس از آن، تمامي چيزهاي ديگر، همانند نسيمي مطبوع خواهند بود.
|
|
تأثير بحران اقتصادي بر مديريت پروژه |
بحران اقتصادي، بسياري از امور از جمله مديريت پروژه را تحت تأثير قرار داده است. طبق بررسي هاي انجام شده، برخي از اثرات ناشي از بحران اقتصادي بر مديريت پروژه را مي توان به شرح زير برشمرد:
- در پاره اي از سازمان ها، راه اندازي دفاتر جديد مديريت پروژه به تعويق افتاده يا لغو شده است.
- پروژه هاي بزرگ به بعد موکول گرديده يا لغو شده اند.
- بودجه پروژه ها کاهش يافته است.
- پروژه هاي جديد با دقتي موشکافانه از نظر سودآوري بالقوه مالي مورد بررسي قرار مي گيرند.
- بسياري از مديران پروژه در حال حاضر در جستجوي کار هستند.
- به دليل افزايش عرضه نسبت به تقاضا، نرخ هاي مشاوره مديريت پروژه کاسته شده است.
- بودجه هاي آموزشي تقليل پيدا کرده است.
- به علت محدوديت سفرها و استفاده از فضاي کاري مشترک، تيم ها اغلب به صورت مجازي به کار مي پردازند.
- افراد روش هاي جايگزين کم هزينه تري را جهت آمادگي براي آزمون PMP جستجو مي کنند.
- برخي از شرکت ها از افراد مي خواهند که دو نقش را بپذيرند، مثلاً مديريت PMO و هدايت پروژه ها، يا مديريت پروژه ها و در عين حال تحليلگري شغلي، و نظاير آن.
|
|
ابزارها و نکات سودمند براي رؤسا |
نشريه اينترنتي Mind Tools در تحقيقي، از خوانندگان خود خواسته بود بهترين ابزارهاي فکريي را که مي شناسند، خصوصاً ابزارهايي را که مايلند استفاده از آنها را به رؤساي خود توصيه کنند، معرفي نمايند.
اين نشريه پس از دريافت و جمع بندي پاسخ ها، نتيجه را اينگونه بيان کرده بود:
"نکته جالبي که از اين تحقيق دريافته ايم اين است که رؤسا شباهت بسيار زيادي به ديگران دارند. هنگامي که صحبت از مديريت زمان، شفاف سازي اولويت ها، تعيين اهداف و غيره به ميان مي آيد، رؤسا نيز مي توانند به اندازه ديگران، اگر نگوييم بيشتر، از به کارگيري ابزارهاي فکري سود ببرند. همچنين ابزارها و نکاتي نيز وجود دارد که به کارگيري آنها براي رؤسا خوب و براي ساير افراد تيم، عالي است.
پنج موضوعي که در تحقيق ما به عنوان مهمترين موارد شناسايي شدند، به شرح زير مي باشند:
- اولويت بندي، اولويت بندي، اولويت بندي
- شفاف بودن موضوعات و متمرکز ماندن توجه
- مديريت جلسات
- گوش دادن به واقعيت ها!
- انگيزش، انگيزش، انگيزش"
|
