تغييرات بي پايان در محدوده پروژه |
در سال 1999 بخش XY دولت فدرال به بررسي کامپيوترهاي خود پرداخت و دريافت که سيستم هاي کامپيوتري قديمي نياز به جايگزيني دارند. تصميم گرفته شد که براي جايگزيني
و توسعه کامپيوترها سرمايه گذاري شود. کل بودجه درخواستي 3/2 ميليون دلار بود.
در آن زمان، دولت باتوجه به کمبود ذخايرمالي، با اين مقدار موافقت نکرد و تنها صرف هزينه 5/1 ميليون دلار را براي اين منظور مجاز دانست. بخش XY اين امر را پذيرفت و مصمم گرديد با همين مبلغ کار را به انجام برساند.
از اين رو پروژه اي با مايل استون هاي مشخص، جهت تکميل سخت افزار و به دنبال آن نرم افزار در87 محل در حوزه عملکرد اين بخش، تعريف و برنامه ريزي شد. زمان تکميل پروژه
30 ژوئن 2001 تعيين گرديد. ريسک هاي پروژه به درستي تعريف نشد. کميته اي جهت هدايت پروژه تشکيل، و رئيس بخش به عنوان حامي پروژه تعيين گرديد. پروژه در ژولاي 1999 آغاز گرديد.
با توجه به کاهش بودجه درخواستي، کميته تصميم گرفت که مدير پروژه استخدام نکند؛ درعوض، اين مسئوليت را به مدير مالي محول نمود تا در کنار کارهاي عادي خود، اين وظيفه را نيز به انجام رساند.
با شرکتي به نام Good Programs جهت تأمين نرم افزار و همکاري در اجرا، قراردادي منعقد گرديد. اين شرکت، از آنجا که بخش XY بزرگترين مشتري در آن منطقه بود، اين پروژه را فرصتي مغتنم
جهت فروش محصولات و خدمات خود يافت؛ در نتيجه، بسياري قابليت هاي اضافي را که در محدوده اصلي پروژه نبود، به صورت رايگان ارائه نمود، با اين شرط که اجازه داشته باشد به عنوان مرکز تحقيق و توسعه در آن محل به فعاليت بپردازد.
بدين ترتيب به Good Programs کمک مي شد تا محصولات خود را به راحتي در هر نقطه از دنيا به فروش برساند و درعين حال، بخش XY نيز از کارآيي و مزاياي بيشتري بهره مند مي گرديد.
در ابتدا کميته هدايت پروژه، به طور منظم جلساتي تشکيل مي داد، اما به تدريج فواصل زماني اين جلسات بيشتر شد و Good Programs به حال خود گذاشته شد تا مرتباً ويرايش هاي جديدتري
از نرم افزار موردنياز را ايجاد کند. اين ويرايش هاي جديد پس از گفتگوي فردي با مديران مختلف، جهت تأمين قابليت هاي مورد درخواست آنها ايجاد مي شد. آنچه بخش XY و کميته هدايت پروژه انجام مي دادند،
صرفاً شناسايي مشکلات نرم افزار و آماده سازي تست کننده هاي نرم افزار براي ويرايش هاي جديد بود.
پس از آغاز پروژه اوليه، CEO اوليه و مدير مالي، از آن بخش منتقل و افراد جديدي به جاي آنها منصوب گرديدند.
اکنون (در زمان نگارش اين مطلب)، CEO جديد متوجه شده است که حدوداً به 185000 دلار ديگر براي اين پروژه نياز دارد که در بودجه فعلي او لحاظ نشده و پروژه اوليه نيز هنوز به اتمام نرسيده است.
او اطلاع دقيقي در مورد محدوده پروژه اوليه ندارد، نمي داند کدام قسمتها تکميل شده اند و نمي داند براي چه قسمت هايي چه ميزان هزينه شده است. به نظر مي رسد هيچگونه گزارش
قابل اعتمادي درمورد محدوده اوليه، تغييرات محدوده، زمانبندي و بودجه وجود نداشته باشد.
اين CEO دريافته است که اين پروژه ديگر يک پروژه نيست و به يک شغل روزمره عادي تبديل گرديده است. اکنون ويرايش 5/16 اين نرم افزار با ويژگي ها و قابليت هاي بيشتر در حال آزمايش مي باشد،
درحالي که برخي از مشکلات نرم افزاري گذشته آن هنوز برطرف نگرديده است. با اين وجود، Good Systems قول داده است که اين مشکلات را در ويرايش بعدي برطرف نمايد!
|
|
رويکردي تازه در مديريت پروژه |
معمولاً در سازمان ها، پردازش برنامه ها و اطلاعات کار تيم، برعهده مدير پروژه است. اطلاعات پردازش شده، صرف نظر از نوع فايل که ممکن است فايل Word يا MSP يا انواع ديگر باشد، در فايل هاي مجزا نگهداري مي شوند.
مدير پروژه تمامي تلاش خود را به کار مي گيرد تا برنامه پروژه به درستي دنبال گردد. از سوي ديگر، تمامي اطلاعات پروژه تنها به يک فرد، يعني مدير پروژه، ارجاع مي شود. او ابتدا بايد
تمامي حقايق را از طريق جلسات و ايميل ها و ... از اعضاي تيم اخذ کند؛ سپس اطلاعات را به روز نموده، سرانجام آنها را در اختيار مديريت بالا و کارفرمايان قرار دهد. اين فرآيند، وقت گير و مستلزم صرف تلاش بسيار است.
ابزارهاي جديدي مبتني بر وب ايجاد شده است که امکان استفاده از دانسته هاي جمع را فراهم مي سازد. اين ابزارها، الگوي مديريت پروژه را تغيير مي دهند و فرصت همکاري در برنامه هاي پروژه را براي اعضا
فراهم مي آورند. با استفاده از اين ابزارها، هم محور ساختن فرآيند کاري تنها برعهده مدير پروژه نخواهد بود، بلکه تمامي اعضاي تيم در آن مشارکت خواهند داشت.
|
|
مهارت هاي انگيزشي خود را توسعه دهيد |
همه مديران مايلند تيم هاي کارآمد، هشيار و متعهد به اهداف سازمان داشته باشند. آنها براي داشتن چنين تيم هايي بايد بتوانند به طور مؤثر در تيم ايجاد انگيزه بنمايند.
بنابراين اگر مايليد يک محيط کاري فعال داشته باشيد، بايد بتوانيد انگيزه هاي تيم خود را بهبود بخشيد. با ترکيب اقدامات انگيزشي مناسب و کار مؤثر، تنظيم اهداف اجرايي، و استفاده از يک سيستم تشويقي
کارآمد، قادر خواهيد بود فرهنگ و فضايي را که جهت رسيدن به برتري بدان نياز داريد، ايجاد نماييد. بدين ترتيب، هم اعضاي تيم و هم سازمان، برنده خواهند بود.
اگر مايليد بدانيد تا چه ميزان در بهبود انگيزه هاي تيم خود مهارت داريد به آدرس اينترنتي زير مراجعه کنيد و به پرسش هاي آزمون آن پاسخ دهيد. در پايان، بر دگمه Calculate My Total کليک نماييد
تا امتياز شما محاسبه گردد. سپس براساس امتياز خود، به توصيه هاي ارائه شده، عمل نماييد.
|
