ديدگاهي نوين در مديريت پروژه |
يکي از جالب ترين مباحثي که سال گذشته (2007) در کنفرانس Enterprise 2.0 مطرح شد، موضوعي بود که Leisa Reichelt بدان پرداخته بود. موضوع مورد علاقه Leisa تغييراتي است که در مديريت پروژه، در حال وقوع مي باشد. او اين تغييرات را Social Project Management يا Project Management 2.0 ناميده است.
او در آن کنفرانس به چندين ويژگي مشخص از موج جديدي که در مبحث مديريت پروژه پديد آمده است، اشاره کرد. به نظراو اين ويژگي ها عبارتند از:
- تيم هاي کوچک
- افراد باانگيزه
- برنامه ريزي محدود
- محدوده هاي کمينه شده
- پروژه هاي کوچک
- تحويل سريع
- علاقه مندي و توجه
- مراحل تکراري
Leisa متذکر شد که: "شيوه هاي ديگري متفاوت با متدولوژي قديمي آبشاري، براي مديريت پروژه ها وجود دارد". به نظر او "اين شيوه ها در نتيجه بروز نرم افزارهاي جديد، در مديريت پروژه پديدار گشته اند".
|
|
نکاتي در ارتباط با تصميم گيري (3) |
- حدود 80 درصد از تصميمات شما کم اهميتند. محدوده هاي عملياتي را مشخص کرده، اجازه دهيد منشي شما يا ديگران آن تصميمات را اتخاذ نمايند.
- تصور کنيد که به جاي يک گروه تصميم مي گيريد، اما احتمال عدم موافقت افرادي که تحت تأثير تصميم شما قرار مي گيرند را نيز در نظر داشته باشيد.
- به عنوان بخشي از فرآيند تصميم گيري، همواره بينديشيد که تصميم شما چگونه بايد اجرا شود.
- به محض آنکه آگاه شديد که لازم است در مورد يک وضعيت خاص، تصميمي اتخاذ نماييد، واقعيت هاي موجود را بررسي کنيد و سپس آنها را کنار بگذاريد. اجازه بدهيد که اين واقعيت ها در ذهن ناخودآگاه شما باقي بمانند تا هنگامي که زمان تصميم گيري فرابرسد.
- هنگامي که تصميمي گرفتيد، به عقب بازنگرديد؛ نسبت به تأثيرات فعلي آن هشيار باشيد و به حرکت بعدي خود بينديشيد. هرگز در مورد يک تصميم، تأسف نخوريد. تصميم شما در زمان خود، کار درستي بوده؛ اکنون بايد ببينيد در حال حاضر چه کاري درست است.
- در ذهنتان انتخاب خود را به اجرا درآوريد و نتايج حاصل از آن را مجسم سازيد.
- با برپايي جلسات توفان فکري با کارکنانتان يا ديگران، به ايده ها و الزامات جديدي دست خواهيد يافت.
- تأمل و بررسي طولاني در مورد تصميم خود را متوقف سازيد. تصميم بگيريد و آن را انجام دهيد.
- هنگامي که تصميمي گرفتيد و آنچه را بايد انجام دهيد، آغاز نموديد، "چه مي شود اگر" ها را کنار بگذاريد و متعهدانه تصميم خود را دنبال کنيد.
|
|
نکته هاي اساسي براي مديران کوچک |
چندي پيش در يک مهماني خانوادگي، خواهرزاده 9 ساله ام با مداد رنگي هايش روي تكه هاي كاغذي كه پيدا كرده بود، اشكالي از حيوانات را نقاشي مي كرد. او چند اسب نقاشي كرد كه همه آنها را به زيبايي و هنرمندانه سايه زده بود. همه آنها را به پدربزرگ و مادربزرگ و تنها عمويش داد. در پايان روز يكي از اسبهايش را به خواهرم هديه كرد. به مزاح و خنده از او پرسيدم: "پس اسب من كو؟".
با حالتي بسيار جدي پرسيد: "مي خواهي اسبت چه رنگي باشد؟". من هم رنگ قرمز را انتخاب كردم.
پس از چند دقيقه بازگشت و اسب قرمزي را كه طراحي كرده بود به من داد. اسب قشنگي بود، اما قرمز يكنواخت و يك دست بدون هيچ تنوع و طيفي از رنگ؛ اصلاً هنرمندانه نبود.
آيا هرگز چنين تجربه اي را در كار داشته ايد؟ نحوه انجام كار يكي از کارکنانتان شما را تحت تأثير قرار داده و باعث شده تا شما همان نوع كار را دوباره به او سفارش دهيد. او كار را به انجام رسانده، اما از آنچه شما مي خواستيد فاصله داشته است. فكر مي كنيد چرا اين اتفاق افتاده؟ از آنچه من به خواهرزاده ام سفارش دادم و آنچه او به من تحويل داد چه درسي مي توان آموخت كه به درد يك مدير بخورد؟
در خواهش من از خواهرزاده ام اشتباهات زير وجود داشت:
- واضح و روشن به او تفهيم نكردم كه مي خواهم محصول نهايي، چه چيزي باشد.
- تلاش و اقداماتي را كه بايد انجام مي داد، به او نگفتم.
- او را در طرح و برنامه مورد نظر خودم شركت ندادم.
- در مراحل تكميل كار بر فعاليت او نظارتي نداشتم.
- مدت زمان خاصي براي تكميل كار تعيين نكردم.
- انگيزه كافي براي انجام كار به او ندادم.
تمامي اين موارد مي تواند در مورد کارکنان شما هم صادق باشد. در صورتي كه بخواهيد بهترين عملكرد را از آنها دريافت كنيد بهتر است تمامي اطلاعات لازم درباره محصول موردنظر را به آنها بدهيد. بگذاريد دقيقاً بدانند شما از آنها چه انتظاري داريد. آنها را در برنامه ريزي پروژه شركت دهيد. از همه مهمتر اينكه انگيزه كاري براي آنها ايجاد كنيد تا نهايت تلاششان را براي بهتر انجام دادن آن به كار ببرند.
همه ما درمورد چيزهايي كه از آنها لذت مي بريم، بيشتر تلاش مي کنيم. اگر در ميان کارکنانتان كسي را داريد كه دوست دارد مدام بيرون برود و كارهاي بيرون از شركت را انجام دهد، او را در دفتر كار اسير نكنيد تا خسته و كسل نشود؛ در غير اين صورت، به زودي اشتباهاتش در كار بيشتر خواهد شد. هرگز کارمند خجالتي و درون گراي خود را در بخش فروش نگذاريد، زيرا تلفن مشتري ها را به سردي پاسخ خواهد گفت؛ او از اين كار متنفر است و ميزان فروش را كاهش خواهد داد. هرگز فرد خيالباف و حواس پرت را در بخش هاي مربوط به حسابداري نگذاريد و از افرادي كه زياد به جزئيات مي پردازند در مسئوليت يك پروژه يا طرح استفاده نكنيد.
پس از واگذار كردن كار، اگر مي بينيد محصول كار آن چيزي نيست كه شما مي خواستيد، به آغاز كار برگرديد و بررسي كنيد چه كاري را اشتباه انجام داده ايد.
حتماً به کارکنانتان بگوييد كه كدام قسمت ها را درست انجام داده اند و از تلاش آنها تشكر كنيد. اگر نيروهاي تقويت كننده مثبت در كارتان اعمال نكنيد، ممكن است برخي موارد مورد انتظارتان درست از آب در نيايد.
(منبع: سايت علمي دانشجويان ايران)
|
