101 قانون کلي براي رهبران
(قسمت دوم: رعايت موعدهاي مقرر) |
اگر اعضاي تيم شما براي تکميل يک پروژه، مجبور شوند در آخرين دقايق کارها را با عجله و شتاب انجام دهند، هيچکس راضي نخواهد بود. نکات زير را دنبال کنيد تا استرس رعايت موعدهاي مقرر را براي همه افراد کاهش دهيد:
- تنها درمورد آنچه که واقعاً مي توانيد تحويل دهيد، قول بدهيد. از تعيين موعدهايي که مي دانيد نمي توانيد آنها را رعايت کنيد، بپرهيزيد.
- اهدافي شفاف تعيين نماييد. دانستن اينکه چه کارهايي را لازم است انجام دهيد، به شما کمک مي کند تا دريابيد چگونه و در چه زماني بايد آنها را به انجام برسانيد. اهداف خود را بر روي کاغذ بنويسيد و اطمينان حاصل کنيد که تمامي افراد تيم شما يک کپي از آن را دريافت نموده اند.
- تيمي را سازماندهي کنيد. بسياري از کارکنان شما توانايي ها و مهارت هاي منحصر به فردي دارند که مي تواند آنها را به سرمايه اي بزرگ جهت شرکت در پروژه هاي خاص، مبدل سازد. افرادي را براي تيم پروژه خود انتخاب کنيد که مهارت هاي مورد نياز پروژه شما را داشته باشند.
- کارها را محول کنيد. کارها را به گونه اي بين افراد خود توزيع کنيد که هيچکس مجبور نباشد حتي در زماني که پروژه به آهستگي پيشرفت مي کند، بار کاري زيادي را متحمل گردد.
- مراحل عمده (Milestones) را مشخص سازيد. اين امر به شما و اعضاي تيم کمک مي کند تا پيشرفت پروژه را بهتر پيگيري نماييد. همچنين با رسيدن به هر يک از اين مراحل عمده، احساس خواهيد کرد که بخشي از پروژه به اتمام رسيده است.
- مکاتبات را آشکار نگه داريد. دسترسي افراد تيم به وضعيت پروژه، کليدي است جهت حصول اطمينان از اتمام به موقع آن.
- در همان اولين مرتبه، کارها را درست انجام دهيد. برنامه ريزي به شما کمک مي کند تا محصولي زيراستاندارد تحويل ندهيد. اگر مجبور به دوباره کاري شويد، هزينه هاي کارفرما افزايش خواهد يافت و شانس شما را براي به دست آوردن فرصت هاي بعدي کاهش خواهد داد.
- سازمان يافته عمل کنيد. بدين ترتيب مجبور نخواهيد شد وقت خود را براي استخراج و پيگيري اطلاعات و مستندات مهم، تلف نماييد.
- اطمينان حاصل کنيد که انتظارات، شفاف هستند. مطمئن شويد که هريک از اعضاي تيم شما از مسئوليت هاي مختص به خود آگاهي دارد. بدين ترتيب زمان را براي بازنگري وظايف، از دست نخواهيد داد.
- برنامه داشته باشيد. براي هر يک از پروژه هاي خود، اهداف و مراحل عمده را به صورت برنامه اي جامع تنظيم نماييد. بدين ترتيب مي توانيد از انجام کارها طبق برنامه زمانبندي اطمينان حاصل کنيد و تمامي اعضاي تيم نيز به روشني خواهند دانست که چه کارهايي، چگونه و در چه زماني بايد انجام شود.
|
|
مراحل 10 گانه مديريت سبد پروژه ها |
فرآيند کامل مديريت سبد پروژه ها را مي توان به 10 مرحله منطقي شکست. اين مراحل عبارتند از:
- تنظيم و دسته بندي سبد پروژه ها
مسئول: مديريت اجرايي و مديريت سبد پروژه ها
- شناسايي نيازها و فرصت ها
مسئول: مديريت سبد پروژه ها
- گزينه هاي ارزيابي
مسئول: مديريت سبد پروژه ها
- انتخاب کار
مسئول: مديريت سبد پروژه ها
- اولويت بندي کار
مسئول: مديريت سبد پروژه ها
- موازنه و بهينه سازي سبد پروژه ها
مسئول: مديريت سبد پروژه ها
- تصويب کار
مسئول: مديريت سبد پروژه ها
- برنامه ريزي و اجراي کار (فعال سازي پروژه ها، برنامه ها و ساير کارها)
مسئول: مدير پروژه
- ارائه گزارش از وضعيت سبد پروژه ها
مسئول: مدير پروژه و دفتر مديريت پروژه (PMO)
- اصلاح و بهبود سبد پروژه ها (ارائه محصولات، جمع آوري و برداشت منافع به دست آمده، بازخورد و تغيير استراتژي)
مسئول: مديريت عمليات، مديريت اجرايي و مديريت سبد پروژه ها
|
|
چک ليست، ابزاري براي افزايش انعطاف پذيري |
ما به منظور داشتن کنترل بيشتر، فرم ها، الگوها و رويه هايي را ايجاد مي کنيم؛ اما با انجام اين کار، موانع اجرايي بسياري را نيز پديد مي آوريم. به علاوه، انعطاف پذيري را نيز کاهش مي دهيم. ما غالب اوقات، قدرت يک چک ليست ساده را ناديده مي گيريم.
براي بيشينه نمودن انعطاف پذيري فرآيندهاي خود، چرا به موارد زير عمل نمي کنيم:
- توافق اکيد با تمامي ذي نفعان در مورد اينکه همه اجزاي فرآيند بايد استاندارد باشند
- تعيين اينکه کداميک از اجزا مي توانند چک ليستي داشته باشند که در دسترس تمامي افراد قرار گيرد و کداميک مي توانند به عنوان يک مستند کاري درنظرگرفته شوند و با هر تجربه جديد، مورد بازنگري قرار گيرند
- اعتماد به مسئولين اجرايي در به کارگيري صحيح چک ليست ها، و يادداشت برداري از نکات آموزنده پروژه در مواردي که افزايش آگاهي ها مورد نياز است
ما احتمالاً درخواهيم يافت که مي توانيم چک ليست هاي بيشتر و فرم ها و تأييديه هاي کمتري داشته باشيم. مگر نه اينکه خلبانان خطوط هوايي تجاري با همکاري دستياران پرواز خود، با چک ليست قبل از پرواز کار مي کنند و نيازي وجود ندارد که مديريت به نزد آنها آمده، به آنها تأييديه پرواز بدهد؟
نظر شما در اين مورد چيست؟ ما در حوزه مديريت پروژه، در چه مواردي مي توانيم از چک ليست ها به جاي فرم ها و تأييديه ها استفاده کنيم؟
|
