مديريت پروژه موفق: ترکيبي متعادل از علم و هنر |
هدف مديريت پروژه، اِعمال يک چهارچوب کاري ساختيافته بر يک تلاش به منظور حصول اطمينان از تحقق يافتن اهداف است. مديريت پروژه، انضباطي است که ريشه در زمان هاي گذشته دارد. مهارت هاي مديريت پروژه، از ساخت اهرام مصر تا پرتاب ماهواره هاي ناسا مورداستفاده قرارگرفته است؛ اما تکنيک ها و ابزارهاي قدرتمند جديد، تنها در 50 سال اخير توسعه يافته اند تا اين فرآيند را بهبود بخشند.
مديريت پروژه، علمي است که روش ها، فرآيندها، ابزارها، معيارها و استانداردهاي رسمي خود را دارد؛ اما خبرگان اين علم، اصرار دارند که مديريت پروژه، يک هنر نيز هست، به طوري که يک رهبر خوب پروژه کاملاً درگير ديدگاه هاي پروژه، سياست هاي سازماني و افراد مي باشد. در حقيقت هنر هدايت افراد در پروژه، بسيار مهمتر از علم استفاده از ابزارهاي تکنيکي حرفه اي است.
در بررسي علل شکست پروژه ها، هيچ نمونه اي ديده نشده که علت شکست، نرم افزار نمودارگانت يا ابزار پيش بيني منابع باشد؛ شکست پروژه ها همواره دلايلي همچون موارد زير داشته است:
- ضعف در انتخاب منابع
- پذيرفتن تعهدات بيش از حد در ابتداي پروژه
- عدم وجود روحيه تيمي
- ضعف در مديريت انتظارات
- بدي ارتباطات
- اجازه رشد مسائل و مشکلات تا رسيدن به مرحله حاد
بديهي است تمامي موارد فوق، از ضعف رهبري ناشي مي شود. به عقيده برخي از کارشناسان، حتي مشکلات تکنيکي نيز منشأ انساني دارند. اگر مشکل، استفاده از ابزاري است که کارآيي مناسب ندارد، منشأ آن، فردي است که اين ابزار را انتخاب کرده است. اگر تجهيزي خراب شود، بايد تعمير يا تعويض گردد و اين کارها نيز توسط انسان ها انجام مي شود. بنابراين انسان ها هستند که مشکلات را پديد مي آورند و انسان ها هستند که مشکلات را حل مي کنند.
هنر مديريت پروژه به اين واقعيت برمي گردد که در پروژه ها افراد کارها را انجام مي دهند. مديريت پروژه به دانشي عميق در مورد رفتار انسان ها و توانايي به کارگيري ماهرانه مهارت هاي مناسب بين فردي نياز دارد. پروژه ها به واسطه استفاده از بهترين تکنولوژي به موفقيت نمي رسند؛ آنچه پروژه ها را به موفقيت مي رساند، همکاري مغزها در جهت تعريف درست اهدافي است که با رهبري مناسب، تحقق خواهند يافت.
|
| تعيين نام پروژه |
ساده به نظر مي رسد، اما دقت در تعيين نام پروژه، براي مشخص نمودن محدوده آن امري ضروري است. پروژه اي که محدوده آن مشخص نشده باشد، پروژه اي است که برنامه نويس آن را "پروژه بانک اطلاعاتي" مي نامد، مدير توليد به آن "پروژه سهم بازار" مي گويد، و مهندس آن را "پروژه طراحي" مي خواند. اين سه عضو تيم، سه پروژه مختلف را مي بينند، در حالي که در واقع فقط يک پروژه وجود دارد.
از انتخاب نام هاي داراي کد همچون "پروژه ايکس"، نام هاي مبهم همچون "خانه سازي براي همه"، و نام هايي مانند "آشپزخانه رويايي مري" نيز بايد خودداري نمود. توجه کنيد که اين پروژه ها را با نام هايي شفاف همچون "پروژه امنيت شبکه"، "توسعه خانه سازي ميدان استنتون"، يا "پروژه نوسازي آشپزخانه خانواده گاردنر"، چقدر ساده تر مي توان شناسايي نمود.
|
| انواع دفاتر مديريت برنامه (PMO) |
انواع متفاوتي از دفاتر مديريت برنامه وجود دارد که هريک از آنها مي تواند نوع مشخصي از مشکلات را حل کند.
- ايستگاه هواشناسي
گاهي اوقات مديران اجرايي وجوهي را در پروژه ها خرج مي کنند اما واقعاً متوجه نمي شوند در پروژه ها چه مي گذرد، و اين باعث نگراني آنها مي گردد. فرمت هاي مختلف گزارش هايي که از مديران پروژه مختلف باانواع مختلفي از اصطلاحات دريافت مي نمايند به علاوه تعدادبيشماري ازفعاليت ها که درآنِ واحد بايدانجام دهند، آنهارا گيج مي کند.
آنها براي خارج شدن از اين سردرگمي، يک ايستگاه هواشناسي برپا مي کنند.
اين نوع PMO، همانند يک ايستگاه هواشناسي واقعي، وقايع را بدون دخالت و تأثير مستقيم بر آنها، پيگيري و گزارش مي کند. اين امر به معني ارائه مکتوب جنبه هاي مختلف پيشرفت پروژه به مديران اجرايي و ساير افرادي است که نياز به دانستن وضعيت پروژه دارند.
- برج کنترل
عملکرد مديريت پروژه براي بسياري از سازمان ها به منزله يک سرمايه حياتي است؛ اما برخي از سازمان ها اين سرمايه را به درستي مديريت نمي کنند. نشانه هاي اين سازمان ها به شرح زير است:
- به آموزش اهميت داده نمي شود.
- متدولوژي هاي مفصل و پرهزينه از مشاوران نام آور خريداري و در قفسه هاي بزرگ کتاب گذاشته مي شود، بدون آنکه استفاده چنداني از آنها به عمل آيد.
- مديران اجرايي با درک پايين از مديريت پروژه به سرپرستي مديران پروژه گمارده مي شوند.
- تجربيات به دست آمده از يک پروژه، در پروژه هاي ديگر به کار گرفته نمي شود.
- مديران پروژه از هر روش و ابزاري که باب ميلشان باشد، استفاده مي کنند و هر وقت که بخواهند آنها را تعويض مي نمايند.
- مديريت به قهرمان ها پاداش مي دهد، در حالي که افراد شايسته بي سروصدا را ناديده گرفته، يا جريمه مي کند.
بديهي است چنين سازمان هايي نمي توانند در تحويل درست و به موقع پروژه ها به موفقيت دست يابند.
يک دفتر PMO از نوع برج کنترل، با مديريت پروژه به عنوان يک فرآيند کاري برخوردمي کند که بايد آن را حفظ کرد و پرورش داد. برج کنترل، بهبود در مديريت پروژه را امکانپذير مي سازد.
- مخزن منابع
غالباً کسي که مديران پروژه را استخدام مي کند، اطلاع چنداني از مديريت پروژه ندارد. بنابراين، نعمت مديريت پروژه به عنوان يک سرمايه، مديريت نمي شود؛ بدين معني که افراد به صورت کارشناسانه انتخاب نمي گردند، بهبود نمي يابند و آموزش داده نمي شوند.
سازمان هايي که کار آنها به ميزان زياد بر پايه پروژه ها انجام مي شود، نمي توانند نسبت به اين قابليت کليدي (مديريت پروژه) بي اعتنا باشند. بنابراين بايد مخزني از مديران پروژه داشته باشند تا هنگامي که مديران و مديران اجرايي نيار به استخدام مدير پروژه پيدا کردند، فرد مورد نظر را از ميان اين افراد متخصص انتخاب و استخدام نمايند.
|
