7 اشتباه که بلوغ مديريت پروژه را به تأخير مي اندازد |
هارولد کرزنر مي گويد:
"بسياري از شرکت ها به اجراي مديريت پروژه مبادرت مي ورزند، صرفاً براي آنکه دريابند مسيري که روشن و آسان مي پنداشتند، پر از مانع و اشتباه است. يک سازمان بدون درک کافي از موانع و چگونگي غلبه يافتن بر آنها هرگز به سطح بالايي از بلوغ مديريت پروژه دست نخواهد يافت.
يک مانع کليدي بر سر راه بلوغ مديريت پروژه آن است که فعاليت هاي اجرايي اغلب توسط افراد داراي قدرت و نفوذ در سازمان انجام مي شود. اين افراد غالباً درک ضعيفي از مديريت پروژه دارند؛ با اين وجود تمايلي براي شرکت در دوره هاي آموزشي، حتي کوتاه مدت، از خود نشان نمي دهند تا درک اوليه اي از آنچه لازم است تا اجراي مديريت پروژه را به طور موفقيت آميز به بلوغ برساند، پيدا کنند.
مانع کليدي دوم آن است که افراد فوق بيشتر اوقات براساس علايق شخصي يا اقدامات پنهاني به تصميم گيري هاي اجرايي مبادرت مي ورزند.
هر دوي اين موانع، اجراي مديريت پروژه را با مشکل مواجه مي سازد.
تصورات اشتباهي که بلوغ مديريت پروژه را تحت تأثير قرار مي دهند، الزاماً مانع اجراي مديريت پروژه نمي شوند. اين باورهاي اشتباه، زمان اجرا را به درازا مي کشانند و نظام مديريت پروژه را بي اثر مي سازند. متداول ترين ِاين باورهاي اشتباه عبارتند از:
- هدف نهايي ما اجراي مديريت پروژه است.
- ما بايد تا زماني معين، تعداد مشخصي از فرم ها، الگوها، دستورالعمل ها، و چک ليست ها را تهيه کنيم.
- ما بايد نرم افزارمديريت پروژه بخريم تا فرآيند بلوغ را سرعت بخشيم.
- ما بايد مديريت پروژه را با مراحل کم به اجرا درآوريم و درستي اين مراحل را با اجرا بر روي يک پروژه کوچک به اثبات برسانيم.
- لازم است نتايج پروژه فوق را پيگيري و منتشر نماييم.
- ما به پشتيباني اجرايي نياز داريم.
- ما به يک دوره آموزشي مديريت پروژه نياز داريم تا کارکنان ما بتوانند متخصص مديريت پروژه (PMP) بشوند."
|
| مديريت وقفه ها |
وقفه هاي کاري روزمره مي توانند مانعي کليدي براي مديريت مؤثر زمان به شمار آيند.
به عقب برگرديد و يک دقيقه به وقفه هاي بسياري که روز گذشته در کار خود داشتيد، بينديشيد. اين وقفه ها ممکن است مواردي بوده باشند همچون: مکالمات تلفني، ايميل ها، گفتگو با ديگران در راهروهاي سازمان، مراجعه همکاران به دفتر شما، يا هر چيز پيش بيني نشده ديگري که نياز به توجه شما داشته و شما را از کاري که در حال انجام آن بوده ايد، بازداشته است.
از آنجا که هر روز ساعات کاري محدودي دارد، وقفه هاي کاري، هرچند اندک، مي توانند وقت شما را هدر دهند و شما را از انجام موفقيت آميز کارهايتان در زمان مطلوب بازدارند. به علاوه، مي توانند باعث برهم خوردن تمرکز حواس شما بشوند و در نتيجه شما مجبور شويد مدت زماني را براي درگيري ذهني مجدد خود با کار صرف نماييد.
براي مديريت وقفه هاي کاري ابتدا بايد آنها را شناسايي کنيد. بدين منظور مي توانيد ابتدا آنها را در جدولي ثبت نموده، سپس به تجزيه و تحليل آنها بپردازيد. مواردي را که ضروري هستند، در برنامه زمانبندي روزانه خود قرار دهيد و براي حذف يا کاهش ساير موارد، تدابيري مناسب اتخاذ نماييد.
|
| 10 روش کايزن براي پرورش رهبران بهتر |
- توجه: يک رهبر تحت تعليمات کايزن به موارد کوچک توجه مي کند و اگر آن موارد، غيرطبيعي به نظر برسند، نگران مي شود.
- بينش: تمرينات کايزن به يک رهبر، ايده اي از موارد محتمل، تصويري از کمال مطلوب و توانايي تفکر درازمدت به جاي تمرکز بر رفع مشکلات روزمره و کوتاه مدت، اعطا مي نمايد.
- بصيرت نسبت به کسب و کار به واسطه عکس العمل نشان دادن در مواجهه با مشکلات، کشف علت هاي ريشه اي و چگونگي برطرف نمودن آنها، پرورش مي يابد.
- کار تيمي بخش و جزئي از رهبري است که به واسطه کمک مؤثر در رويدادهاي کايزن يا تعليم دادن به ديگران در جهت تغيير نظريات آنها به سوي واقعيت، تقويت مي شود.
- پيشرفت کاري اعضاي تيم از طريق همراهي با آنها در سفر آموزشي آنان، ارشاد آنها و حفظ آنها از تزلزل در مسير فرآيند تفکر خلاق نيز يکي از عادات رهبري است که توسط کايزن ايجاد مي شود.
- به هم پيوستن تأثير تعداد زيادي از بهبودهاي کاربردي کوچک ايجاب مي کند که رهبران فعلي و آينده، به منظور مرتبط نمودن اين فعاليت ها با موارد مدنظر مديريت سطح بالا، با زبان مالي و فرمول هاي شرکت، بيشتر آشنا شوند.
- شفافيت ذهني رهبر به واسطه مشاهده در حين فعاليت هاي کايزن توسعه مي يابد.
- احترام گذاشتن: کايزن به رهبران مي آموزد که افراد، زمان، منابع، و تفاوت ديدگاه ها را محترم بشمارند، که تمامي اينها از ويژگي هاي يک رهبر مؤثر است.
- بي طرفي قابليتي است که مواجهه و مديريت آن بايد واقعاً صورت پذيرد و کايزن اين قابليت را در رهبران ايجاد مي نمايد.
- ارتباطات با ايجاد روابط داخلي مشتري و تأمين کننده پديد مي آيد و از طريق کايزن ارتباطات فردي و سازماني قوي تري برقرار مي گردد.
|
| اهميت مديريت سبد پروژه ها |
دکتر Cooper و دکتر Edgett مشکلات ناشي از فقدان مديريت سبد پروژه ها را بررسي نموده، به نتايج زير دست يافته اند:
- بي ميلي شديد نسبت به متوقف نمودن پروژه ها
- معيار مناسبي براي تصميم گيري در مورد توقف يا ادامه پروژه ها وجود ندارد.
- پروژه ها به سادگي، به "فهرست پروژه هاي فعال" اضافه مي شوند.
- منابع در سطحي گسترده توزيع مي گردند؛ زمان تکميل پروژه ها افزايش و کيفيت اجرايي کاهش مي يابد؛ و نرخ شکست به بالاتر از حد قابل قبول صعود مي کند.
- تصميم گيري ضعيف درمورد انتخاب و ادامه يا توقف پروژه ها
- پروژه هاي متوسط الحال بسياري در جريانند و پروژه هايي با حق الزحمه بالا وجود ندارند.
- معدود پروژه هاي خوب، با کمبود منابع مواجهند، زمان تکميل آنها به درازا مي کشد و موفق نمي شوند پتانسيل کامل را کسب نمايند.
- انتخاب نادرست پروژه ها
- تصميمات نه براساس واقعيت ها و معيارهاي هدف، بلکه برمبناي سياست ها، نظرات شخصي و احساسات اتخاذ مي شود.
- بسياري از اين پروژه ها، موفق نمي شوند سودي عايد شرکت نمايند.
- فقدان معيارهاي استراتژيک
- به علت عدم جهت گيري استراتژيک در انتخاب پروژه ها، پروژه ها با استراتژي سازمان، متناسب نيستند.
- پروژه ها نوعاً سازگاري ضعيفي با استراتژي دارند و هزينه هاي کلي، اولويت هاي استراتژيک سازمان را منعکس نمي نمايد.
|
