استفاده از تجزيه و تحليل مونت کارلو در زمانبندي پروژه هاي پيچيده |
تکنيک مونت کارلو يک مدل شبيه سازي ايجاد مي کند که نشان مي دهد احتمام انجام يک فرآيند چگونه خواهد بود. اين شبيه سازي، يک پاسخ نخواهد داشت، بلکه دامنه اي از پاسخ هاي ممکن و احتمال وقوع هر پاسخ را شامل مي گردد.
در مديريت پروژه از اين تکنيک مي توان براي تهيه مدل هزينه هاي پروژه يا تعيين ميزان ريسک هاي شناسايي شده پروژه استفاده نمود. متداول ترين استفاده آن در ايجاد برنامه زمانبندي پروژه و تعيين تاريخ خاتمه پروژه است.
هنگامي که برنامه زمانبندي پروژه را تهيه مي کنيد، معمولاً مجموعه اي از فعاليت هاي و يک مدت زمان تخميني براي هر فعاليت را ايجاد مي نماييد. با پايان يافتن تهيه برنامه زمانبندي، به مدت زمان به دست آمده براي پروژه و تاريخ خاتمه برآوردشده توجه مي کنيد. همانطور که همگي مي دانيم، احتمال پايان يافتن پروژه در همان تاريخ، 100 درصد نخواهد بود. در مورد مدت زمان فعاليت هاي پروژه نيز نمي توانيد 100 درصد مطمئن باشيد. از آنجا که در هر مرحله با عدم قطعيت مواجه هستيد، مي توانيد از تجزيه و تحليل مونت کارلو استفاده کنيد.
|
| نکاتي مهم در برنامه ريزي پروژه |
در برنامه ريزي يک پروژه، کارهاي بسيار بيشتري نسبت به تعريف فعاليت ها و تعيين مدت زمان آنها لازم است انجام شود. مهمترين وظايف مديران پروژه شامل هم محورسازي و مديريت افراد تخصيص يافته به پروژه و هدايت آن گروه به هم پيوسته به سوي دستيابي به اهداف پروژه است. فهرستي از فعاليت ها ممکن است نقشه راه خوبي براي ما باشد، اما هرگز دربرگيرنده تمامي آنچه که باعث انجام پروژه مي گردد، نخواهد بود. مديران پروژه اگر فقط بر فعاليت هاي مکانيک برنامه ريزي و زمانبندي پروژه تمرکز کنند و به چگونگي برخورد با افراد، ريسک، و ساير موارد مؤثر بر پروژه در جهان واقعي توجهي نداشته باشند، با شکست مواجه خواهند گرديد.
در اينجا به چند نکته از مهمترين مواردي که در برنامه ريزي هر پروژه لازم است مدنظر قرارگيرد، اشاره مي شود:
- قبل از آغاز برنامه ريزي، اهداف را درک کنيد.
- با اعضاي تيم پروژه ارتباط يک به يک برقرار نماييد.
- مراقب افراد " از زير کار در رو" باشيد.
- واقعيت ها را بررسي کنيد و متناسب با آنها به اقدام بپردازيد.
- تأمين کنندگان و مشتريان فعاليت ها را مد نظر قرار دهيد.
- برنامه اي ملموس و قابل اندازه گيري تهيه کنيد.
|
| پرهيز از ثبت ريسک فعاليت هاي عادي در فهرست ريسک هاي پروژه |
يک گله مکرر در مورد ريسک هاي ثبت شده پروژه، آن است که اين فهرست پر از ريسک هايي است که به وقايع عادي مربوط مي شوند، مثلاً: "ممکن است فعاليت A درست انجام نشود".
درست است که پروژه ها اقداماتي مخاطره آميز هستند و عدم قطعيت ها بايد شناسايي و مديريت شوند، اما هر عدم قطعيتي نبايد در فهرست ريسک ها ثبت گردد. تمامي ريسک ها داراي سه ويژگي مهم هستند:
- مربوط به آينده بوده، هنوز اتفاق نيفتاده اند.
- قطعي نيستند و ممکن است هرگز اتفاق نيفتند.
- اگر اتفاق بيفتند، مهم خواهند بود.
به هر حال برخي از ريسک هاي برنامه ريزي شده پروژه نيز داراي اين سه ويژگي هستند. دليل درج آنها در برنامه، آن است که در تمامي پروژه هاي مشابه اتفاق مي افتند و بنابراين ما براي مواجهه با آنها آمادگي داريم. رويه هاي عملياتي استاندارد ما به گونه اي طراحي شده اند که مي توانيم در صورت وقوع، در مقابل اين اتفاقات عکس العمل مناسب نشان دهيم. پس اگر اين وقايع را در فهرست ريسک ها ثبت کنيم، پاسخ مناسب اين خواهد بود که افراد کار خود را درست انجام دهند و فرآيندهاي عادي پروژه را دنبال کنند.
ثبت ريسک فعاليت هاي عادي در فهرست ريسک هاي پروژه، مانند اين است که بگوييم: "ممکن است فردي کار خود را درست انجام ندهد". پروژه اي که خوب مديريت شود، داراي فرآيندهاي مديريتيي است که ما را مطمئن مي سازد که اعضاي تيم پروژه، افرادي مناسب، با مهارت ها، تجربيات، آموزش ها، و ابزارهاي درست هستند که فعاليت ها را درست انجام مي دهند.
وظايف استاندارد مديريت، شامل پايش و بازنگري برنامه به منظور مراقبت از انجام کارها مطابق برنامه مي باشد. مميزي ها نيز اين اطمينان را ايجاد مي کنند که کارها مطابق با رويه هاي تخصصي و استانداردها انجام شده است. بدين ترتيب، معمولاً مي توانيم مطمئن باشيم که افراد، کار خود را به درستي انجام مي دهند.
ما بايد به دنبال يافتن ريسک هايي باشيم که مي توانند، از جهت خوب يا بد، غيرمنتظره باشند. اينها ريسک هايي هستند که توجه ويژه ما را مي طلبند.
ممانعت از ثبت ريسک فعاليت هاي عادي در فهرست ريسک هاي پروژه، وظيفه مدير ريسک است که بايد آموزش هاي لازم را براي اين کار ديده باشد.
|
| سه نقش مديريتي |
برخي معتقدند که در هر پروژه سه عنصر به مديريت ارشد نياز دارد: فرآيند، محتوا و ارتباطات.
- مديريت فرآيند وظيفه مدير پروژه است. او بايد اطمينان يابد که محدوده پروژه به طور شفاف مشخص شده، برآوردهاي مناسبي انجام يافته، و برنامه کامل پروژه، همراه با تمامي اجزاي فرآيندي ديگر که متدولوژي منتخب او بدانها نياز دارد، تهيه گرديده است.
- مديريت محتوا شامل تمامي تصميمات تکنيکي است: مشخصات تکنيکي، فهرست مواد، بسته نرم افزاري، و يکپارچه سازي تمامي اين اجزا.
- مديريت ارتباطات مستلزم آن است که نيازها، انتظارات، هيجانات و سياست ها، که بخش غيرقابل اجتناب هرگونه تلاش انساني است، به طور موفقيت آميز، مديريت شود تا دريافت اعضاي تيم از محصول نهايي با ديدگاه تيم کارفرما مطابقت يابد.
|
