استفاده از آموخته هاي ثبت شده |
فيلسوفي گفته است: "کساني که نمي توانند گذشته را به ياد آورند، محکوم به تکرار آن هستند".
هنگامي که سخن از آموخته هاي ثبت شده پروژه هاي گذشته به ميان مي آيد، بسياري از سازمان ها گفته اين فيلسوف را تصديق مي کنند، اما آنها با مسئله اي غامض نيز مواجه هستند:
- آنها آموخته ها را ثبت کرده اند
- و مي دانند که بايد از اين آموخته ها استفاده کنند،
- اما آموخته هاي ثبت شده، غالباً به شکل و فرمتي نيستند که قابل استفاده باشند.
به همين دليل بسياري از سازمان ها مدت هاي مديد به مديريت پروژه ها مي پردازند بدون آنکه استفاده گسترده اي از ابزارهاي مديريت پروژه به عمل آورند.
معمولاً اگر سازماني آموخته هاي خود را ثبت کرده باشد، به شکلي نيست که بتوان براساس کلمات کليدي در آنها جستجو کرد. اين آموخته ها معمولاً به شکل متن هايي هستند که در لابلاي گزارش ها مدفون گرديده اند. اينگونه آموخته هاي ثبت شده، براي مديران پروژه پرمشغله، هيچگونه کارآيي ندارد.
از اين رو، براي تبديل آموخته هاي ثبت شده به شکلي قابل استفاده، بهتر است به جاي نوشتن آنها به صورت متن، آنها را با استفاده از نرم افزارهاي صفحه گسترده، مانند Excel، يا پايگاه داده ها، مانند Access، ذخيره سازي نماييد و براي هر يک از آموخته ها يک يا چند کلمه کليدي تعريف کنيد تا قابليت جستجو نيز داشته باشند.
به عنوان نمونه، فيلدهايي که مي توان براي ثبت آموخته ها درنظر گرفت، مي تواند شامل موارد زير باشد:
- کد پروژه
- نام پروژه
- کارفرما
- نوع پروژه
- مدير پروژه
- آيا آموخته اي از اين پروژه حاصل گرديده است؟ (بلي/ خير)
- آموخته هاي مثبت
- آموخته هاي منفي
- کلمه کليدي 1
- کلمه کليدي 2
- شرح آموخته
|
| راز پيشرفت در کار |
رقابت با مبتکران و رهبران جهان امروز فقط منحصر به آنهايي که تمايل شديدي به تشکيل صنايع و شرکت ها دارند، نيست؛ بلکه يک استراتژي سودمند براي کساني که قصد دارند از کار خود، منافع بيشتري حاصل نمايند نيز هست.
شما مي توانيد از طريق پايبندي بيشتر به چند اصل مهم، به سوي مدارج عالي تر در حرفه خود گام هاي مؤثري برداريد:
- ملزم نمودن خود به يادگيري مستمر
- تمايل به توسعه مهارت هاي بين فردي و حرفه اي
- تلاش گسترده براي تثبيت خود به عنوان يک رهبر
|
| مديريت فرآيند جهت بهبود نتايج |
مفهوم مديريت فرآيندهاي بنگاه به رهبران کمک مي کند که با درک و مديريت فرآيندهاي داخلي يک شرکت، کل بنگاه را مديريت کنند.
فرآيندها تعريف مي شوند، اندازه گيري مي شوند، و مي توانند به زير- فرآيندها شکسته شوند. اين امر، امکان مشخص کردن بهتر محدوده پروژه و تکميل سريعتر پروژه را فراهم مي آورد.
همانطور که در شکل زير نشان داده شده است، براي اصلاح يک مقياس کليدي يا فرآيند در سطح بالاتر، تيم بايد توجه خود را بر معيارها و فرآيندهاي سطح پايين تر متمرکز نمايد.
|
| اجراي مديريت پروژه با منابع محدود |
اين يک مسئله متداول است: شما تصميم داريد يک برنامه مديريت پروژه را اجرا کنيد؛ اما سازمان شما جوان و يا کوچک است و منابع چنداني ندارد تا در اختيار شما قرار دهد. از سوي ديگر، مديريت پروژه، يک متدولوژي پيچيده است. در چنين شرايطي چگونه مي توانيد به اجراي مديريت پروژه بپردازيد؟
خوشبختانه مديريت پروژه، مطابق با هر شرايطي قابل تعديل است. روش هايي براي اجراي مديريت پروژه با رويکرد محدود وجود دارد که مي توان منابع مورد نياز را به حداقل و کارآيي را به حداکثر رساند و از طريق بهبود فرآيند، موجب رشد دپارتمان يا شرکت شد.
- ابتدا تعيين کنيد درصدد انجام چه چيزي هستيد. بسته به اندازه سازمان شما، اجراي فرآيندهاي بزرگ و زمانبر ممکن است مناسب يا اقتصادي نباشد.
- يک گروه متمرکز تشکيل دهيد تا نيازهاي واقعي سازمان شما را شناسايي کند. از آنجا که کار شما بر تمامي افراد سازمان تأثير خواهد داشت، لازم است از هر دپارتمان چند نفر را در اين گروه قرار دهيد. يافته هاي خود را مستند کنيد و يک طرح پيشنهادي براي مديريت اجرايي تهيه نماييد.
- سپس حمايت مديريت اجرايي را جلب کنيد. هر گونه تغييري در برنامه يا فرآيند، بدون حمايت کافي مديريت، مي تواند محکوم به شکست باشد. براي انجام اين کار ممکن است مجبور باشيد مديران اجرايي را تا حدودي در زمينه مديريت پروژه آموزش دهيد. به ياد داشته باشيد که مديران اجرايي، فرصت ندارند که 3 يا 4 روز در کلاس هاي آموزشي شما شرکت کنند؛ پس سعي کنيد آموزش هاي خود را تا حد امکان به صورت فشرده، متمرکز و مؤثر ارائه نماييد. آموزش ها بايد شامل نکات و اهداف کليدي و همچنين برخي از اطلاعات پايه در زمينه مفاهيم مديريت پروژه باشد.
|
