قوانين Pete در برآورد زمانبندي پروژه (1) |
- هر چيزي بيش از آنکه فکر مي کنيد به طول مي انجامد.
- فکرکردن درباره همه چيز، بيش از آنکه تصورمي کنيد، طول مي کشد.
- مديريت پروژه و هدايت يک تيم پروژه، کاري تمام وقت است.
- مهندسان نرم افزار همواره خوش بينانه مي انديشند.
- برنامه هاي زمانبندي (تقريباً) هميشه اشتباهند.
- اگر هنگام تهيه برنامه زمانبندي، مدت فعاليت هاي اوليه را کم برآورد کرده باشيد، احتمالاً زمان فعاليت هاي مياني و پس از آن را نيز کم برآورد کرده ايد. وقتي که متوجه شديد برآورد زمانبندي فاز اوليه پروژه اشتباه است، هر چه سريعتر برآورد زمانبندي فازهاي بعدي را مورد بازنگري قرار دهيد.
- مديران رده بالا، از برآوردهاي شما در برنامه ريزي استفاده مي کنند؛ پس بايد هنگامي که برآوردهاي خود را به آنها ارائه مي کنيد، توجيهي معتبر نيز براي آن داشته باشيد.
- يک برآورد زمانبندي خوب بايد براي اقام قابل تحويل کوتاه مدت، 80 درصد و براي اقلام قابل تحويل بلند مدت، بين 60 تا 80 درصد قابل اطمينان باشد. پس از فاز اوليه (Kickoff) و مجدداً پس از فاز طراحي، برنامه زمانبندي و برآوردهاي خود را مورد بازنگري قرار دهيد تا قابليت اطمينان آن را افزايش بخشيد.
|
| چگونه بر به تعويق افتادن کارها فائق آييم؟ |
به تعويق افتادن کارها مسئله اي بسيار متداول است. ممکن است بارها از خود بپرسيد: "چرا من نمي توانم آن را انجام دهم؟"، و پاسخ درستي براي اين پرسش پيدا نکنيد، يا اينکه هر بار تصميم بگيريد که به گونه اي متفاوت، با سازماندهي بهتر و انگيزه بيشتر کار را انجام دهيد اما باز هم موفق نشويد.
اکنون پرسش خود را با تعمق بيشتر مورد بررسي قرار دهيد:
چرا؟
چه چيز مرا از انجام کار باز مي دارد؟
بايد دقيق تر به احساسي که هنگام فکر کردن به مسئله داريد، توجه کنيد. شايد مي ترسيد که شکست بخوريد، يا حتي ممکن است از رسيدن به موفقيت بيمناک باشيد.
من
آيا کمبودي در خود احساس مي کنم؟
آيا فاقد خودباوري و اعتماد به نفس براي انجام کار مورد نظر هستيد؟
نمي توانم
آيا چهارچوب فکري من براي انجام اين کار اشتباه است؟
آيا انگيزه کافي براي انجام آن را نداريد يا از اينکه مجبور به انجام آن هستيد خسته شده ايد؟ آيا زمان آن نامناسب است؟ آيا احساس مي کنيد به علت نداشتن تجربه يا اطلاعات کافي نمي توانيد آن را به نحو احسن انجام دهيد؟
آن را
آيا اولويت هاي من شفاف هستند؟
آيا موارد مهم و موارد اضطراري را با هم آميخته ايد و اولويت هاي خود را اشتباه تنظيم نموده ايد؟ آيا به جاي انجام کاي که در حال حاضر بايد انجام دهيد به انجام کارهاي ديگر مي پردازيد؟
انجام دهم
آيا از وظايف خود به وضوح آگاه هستم؟
ممکن است به تصوير کلي توجهي نداشته باشيد و ندانيد وظيفه خاصي که بر عهده داريد چه نقشي در دستيابي به نتيجه کلي نهايي دارد؛ شايد در برنامه ريزي مشکل داريد: فکر مي کنيد، برنامه ريزي مي کنيد، نکات لازم را يادداشت مي نماييد، اما واقعاً نمي دانيد چه کاري را بايد انجام دهيد.
|
| کنترل تغييرات محدوده پروژه |
چرا بايد مابين تغييرات محدوده و ساير تغييرات پروژه تمايز قائل شد؟ به طور کلي مديران پروژه بايد توجه بسيار زيادي به مديريت محدوده پروژه داشته باشند. مجاز داشتن تغيير محدوده در ميانه راه، معمولاً منجر به هزينه هاي اضافي، ريسک هاي بيشتر و طولاني تر شدن مدت پروژه خواهد گرديد. علت شکست بسياري از پروژه ها ضعف در مديريت محدوده است. بسياري از اوقات تعداد زيادي از تغييرات کوچک در محدوده پروژه، به جاي يک تغيير بزرگ و مشهود، خسارات سنگيني به بار مي آورد. مديران پروژه موفق، آموخته اند که کنترل شديد محدوده، عاملي اساسي در تحويل به موقع پروژه تحت بودجه تعيين شده است.
مديران پروژه در سطح بين المللي، لازم نيست اين امر را تا اين حد ضروري بدانند. تمرکز اوليه اين مديران پروژه نبايد تحويل به موقع و تحت بودجه پروژه با محدوده مورد توافق باشد؛ آنها بايد بر بهينه سازي منافع حاصل از پروژه تمرکز کنند. اگر لازمه اين امر، تغيير محدوده پروژه باشد، پس اين تغيير، خوب است نه بد.
مقاومت در برابر تمامي تغييرات محدوده، کار درستي نيست. اگر تغيير در محدوده، ايجاد منافع اثبات شده اي را در پي داشته باشد، بايد اين تغيير به بدنه تصميم گيرنده پروژه پيشنهاد گردد؛ بايد تأثيرات مثبت و منفي آن به طور شفاف مشخص و اطمينان حاصل شود که تأثير آن کاملاً در تعريف پروژه و معيار عملکرد، منعکس گرديده است.
|
| مراقب افکار خود باشيم |
هنگامي که نگران آينده هستيم، يا احساس دلتنگي مي کنيم، يا خود را براي خطاهايمان سرزنش مي کنيم، يا نسبت به توانايي هاي خود ترديد داريم، يا منتظر شکست هستيم، افکار منفي به سراغمان مي آيند. تفکر منفي، اعتماد به نفس را تخريب مي کند، به عملکرد آسيب وارد مي سازد، و کارآيي مغز را مختل مي سازد.
مشکل عمده اين است که افکار منفي وارد ضمير آگاه ما مي شوند، اثرات تخريبي خود را بر جاي مي گذارند و سپس در حالي از آن خارج مي گردند که توجه و اطمينان ما را کاملاً به خود جلب کرده اند.
از آنجا که ما اين افکار منفي را به چالش نمي کشيم، ممکن است کاملاً نادرست و غلط باشند؛ اما اين واقعيت، آثار تخريبي آنها را کاهش نمي دهد.
يک رويکرد مناسب، آن است که وقتي درباره يک وضعيت پراسترس فکر مي کنيم، جريان تفکر آگاهانه خود را تحت نظارت قرار دهيم. هيچ فکري را سرکوب نکنيم؛ در عوض به افکار خود اجازه بدهيم در حالي که آگاهانه مراقب آنها هستيم، مسير خود را طي کنند و به همان صورت که به ذهن ما خطور مي کنند، آنها را يادداشت کنيم.
رويکرد ديگر آن است که يک "دفتر ثبت روزانه استرس" تهيه کنيم و طي دوره اي معين، مثلاً يک يا دو هفته، هر چيز ناخوشايندي را که به وقوع مي پيوندد و در ما استرس ايجاد مي کند در آن ثبت کنيم، اعم از افکار منفي، نگراني ها، خاطرات سخت يا ناگوار، و ساير حالات منفي.
با بررسي اين يادداشت ها در پايان دوره، مي توانيم الگوي افکار منفي خود را کشف کنيم و عادي ترين و مخرب ترين افکار خود را شناسايي نماييم.
|
