به حداکثر رساندن کارآيي از طريق افزايش تمرکز |
تمرکز چيست؟ آيا تاکنون مادري را ديده ايد که سعي دارد فرزند کوچکش را از کاري که در حال انجام آن است جدا سازد و به کار ديگري وادارد؟ کودکان خردسال مي توانند آنقدر در کاري که انجام مي دهند، غرق شوند که براي جلب توجه آنها به کاري ديگر، تلاش بسيار لازم باشد. اين قابليت تمرکز کامل، براي کودکان خردسال امري طبيعي به شمار مي آيد، اما يکي از بزرگترين چالش هايي است که اکثر ما با آن مواجه هستيم. ما نمي توانيم تمرکز داشته باشيم و به همين دليل در انجام کارهاي خود شکست مي خوريم.
با اين وجود، به نظر مي رسد برخي از افراد قادرند تمرکز بسيار زيادي بر آنچه انجام مي دهند، داشته باشند و در نتيجه، عملکردي استثنايي از خود آشکار نمايند.
يکي از لازمه هاي دستيابي به تمرکز بالا، فراهم نمودن شرايط محيطي مناسب است. تمرکز افزايش مي يابد هنگامي که:
- فشار کافي جهت درگيري در کار بر شما وجود داشته باشد، اما نه آنقدر زياد که لطمه اي بر عملکرد شما وارد آورد.
- باور داشته باشيد که مهارت کافي را براي ارائه عملکرد خوب داريد.
- حواستان جمع باشيد.
- به جاي تجزيه و تحليل و انتقاد از عملکرد خود، توجهتان به کاري که انجام مي دهيد، معطوف باشد.
- آرام (غيرعصبي) و هشيار باشيد.
- مثبت بينديشيد و تمامي انديشه هاي منفي را از خود دور سازيد.
|
|
OPM3 و توسعه و بهسازي سازمان |
پس از ارزيابي سازمان با OPM3، گام بعدي، تهيه يک برنامه بهسازي است. از اين برنامه براي اولويت بندي آنچه که سازمان بايد انجام دهد تا قابليت هاي آن در مديريت پروژه، برنامه، و سبد پروژه ها افزايش يابد، استفاده خواهيد نمود. اين برنامه، يک راهنما يا مسير تکاملي است و بيان مي کند که چگونه مي توانيد بهترين تغييرات را در فرآيندها پديد آوريد تا کل سازمان به موفقيت دست يابد.
برنامه بهسازي OPM3 نشان مي دهد که سازمان شما چه قابليت هايي را از قبل دارا بوده است، و به چه قابليت هايي نياز دارد. وابستگي هاي ميان اين قابليت ها را نيز نشان مي دهد به طوري که شما را قادر مي سازد تا تصويري از چگونگي هم محورسازي آنها ترسيم نماييد و بهترين اولويت ها را براي پيشرفت سازمان خود انتخاب کنيد.
اما بهسازي ها يک شبه اتفاق نمي افتند. فراموش نکنيد که هر بهسازي پيشنهادي، يک پروژه خاص است. اين بدان معناست که شما بايد يک قالب کاري براي آن تهيه کنيد و نشان دهيد که اين قابليت، چرا مورد نياز است. در اين قالب کاري، موارد زير را بيان کنيد:
- وضعيت فعلي براساس ارزيابي شما
- تغيير پيشنهادي
- منافع مورد انتظار از اين تغيير
- افرادي که بايد درگير کار شوند
- برآورد هزينه، منابع و زمان لازم
پس از دريافت تأييد جهت شروع کار، نقش ها و مسئوليت ها را تخصيص دهيد و راهکارهاي برتر در مديريت پروژه را دنبال نماييد.
|
|
سه حلقه تعهد در هر گروه |
مديريت هر تيم، شبکه يا گروهي بسيار ساده تر خواهد شد اگر تمايز سه حلقه هم مرکز تعهد اعضاي تيم را بشناسيد و درک کنيد. ما اين حلقه ها را حلقه دروني، حلقه مياني و حلقه بيروني مي ناميم. اساساً رهبران گروه ها و هر يک از اعضاي گروه، در هر مقطع از زمان، بايد بر مبناي تعهد نسبت به حلقه اي که در آن زمان بدان تعلق دارند، تصميمات خود را اتخاذ نمايند.
- حلقه دروني: رهبران و پرمسئوليت ترين اعضاي گروه در اين حلقه جاي دارند. به اين حلقه، هسته تيم (Core Team) نيز گفته مي شود و اعضاي آن بايد نسبت به نتايج مستقيم کارها، پاسخگو باشند.
- حلقه مياني: اعضاي فعال عادي تيم در اين حلقه قرار دارند. اين حلقه، Extended Team هم ناميده مي شود که در آن الزامي براي درگيري روزانه اعضا با کار وجود ندارد.
- حلقه بيروني: در اين حلقه آن دسته از اعضاي تيم جاي دارند که بسته به موقعيت، درگير کار مي شوند. اين حلقه به عنوان تيم فرعي (Ancilliary Team) نيز شناخته مي شود و نقش اعضاي آن، استفاده از تخصص آنها، بازنگري، و تأييد کارهاست.
توجه به اين نکته ضروري است که هرگز نبايد تصور کنيد که اعضاي حلقه بيروني، کم اهميت تر از اعضاي دو حلقه ديگر هستند؛ شما براي داشتن عملکرد موفقيت آميز در تيم يا شبکه کاري خود، به هر سه حلقه نيازمنديد.
|
|
درس هايي از طبيعت:
سيستم ارسال پيام کاملاً سيار |
سيستم ارسال پيام مبتني بر فرومون (Pheromone) قديمي ترين و رايج ترين شکل ارسال بيولوژيک علائم با استفاده از مواد شيميايي جهت برقراري ارتباط از طريق بو و مزه است. امروزه تيم هاي مجازي و گروه هاي سيار مي توانند براي توسعه شيوه هاي استفاده از ايميل، ارسال پيام، و تکنولوژي هاي غيرحضوري ديگر از آن استفاده کنند.
ارسال پيام از طريق فرومون تقريباً توسط تمامي حيوانات يا حشرات، اعم از بزرگ يا کوچک، زميني، هوايي، يا آبزيان، مورد استفاده قرار مي گيرد؛ مثلاً دايناسورها از حس بويايي شگفت انگيز خود براي يافتن شکار استفاده مي کردند، و يا گربه ها قلمرو خود را با برجاي گذاشتن ماده اي که از غده اي بر روي پيشاني آنها ترشح مي شود بر روي شاخ و برگ درختان و محل هاي ديگر، علامتگذاري مي کنند.
براي اين سيستم ارسال پيام، 13 ويژگي برشمرده اند که بسياري از آنها را مي توان در ارتباطات الکترونيک تيم ها و گروه ها، با تغييراتي نسبتاً ساده، به کار گرفت.
|
