قوانين بسته هاي کاري |
رعايت قوانين زير درمورد بسته هاي کاري الزامي است:
- يک بسته کاري بايد نشان دهنده واحدي از کار در سطح اجراي کارها باشد.
- بسته کاري بايد به طور شفاف از ساير بسته هاي کاري متمايز باشد.
- بسته کاري بايد داراي تاريخ هاي شروع و خاتمه برنامه اي باشد.
- بسته کاري بايد بودجه داشته باشد.
- اندازه و طول مدت آن بايد به بازه نسبتاً کوتاهي اززمان، محدود باشد.
- بايد با ساير بسته هاي کاري و برنامه هاي زمانبندي، يکپارچه باشد.
- بايد نشان هنده سطحي باشد که بتوان هزينه هاي واقعي آن را مشخص و ثبت نمود.
- در پروژه هاي کوچک، يک بسته کاري بايد محدده اي از کار را شامل بشود که بتوان براي آن به تنهايي مناقصه اي برگزار نمود يا قراردادي منعقد ساخت.
- در پروژه هاي بزرگ چند ميليون دلاري، بسته هاي کاري طراحي نبايد کمتر از 300 نفر- ساعت يا کوتاهتر از 2 ماه باشند؛ در پروژه هاي ساخت، يک قانون سرانگشتي مناسب براي حداقل ارزش يک بسته کاري، 1/0 درصد است.
- جهت تأمين و تدارک نيازهاي بسته هاي کاري مي توان براي چند بسته کاري يک قرارداد منعقد نمود، اما يک بسته کاري نبايد در بيش از يک قرارداد ظاهر شود؛ اگر احتمالاً چنين اتفاقي رخ داد،
بسته کاري مربوطه بايد به اجزاء لازم شکسته شده، هر جزء آن به طور مجزا تعريف و کددهي شود.
|
مديريت فعاليت هاي پروژه |
تحويل خروجي نهايي هر پروژه منوط به انجام کارها توسط افراد است، خواه اين خروجي يک ساختمان باشد يا يک فرآيند جديد يا يک کارخانه و يا يک بسته آموزشي. هرچه پروژه بزرگتر باشد، افراد بيشتري در آن
درگير خواهند شد و ارتباطات پيچيده تري مابين آنان پديدار خواهد گشت. مديريت مؤثر فعاليت هاي پروژه بدين معني است که مدير پروژه، فعاليت هاي تمامي افراد را به گونه اي هم محور سازد که همگي افراد،
کار درست را در زمان درست و با تجهيزات درست انجام دهند. در پروژه هاي بزرگ، مديريت برنامه زمانبندي پروژه مي تواند کاري بسيار دشوار باشد.
براي مديريت فعاليت هاي پروژه، ابتدا لازم است فعاليت هاي پروژه را طوري سازماندهي کنيد که فعاليت هايي که با يکديگر در ارتباط هستند و منجر به توليد يک خروجي يا قلم قابل تحويل مي شوند در يک گروه
قرار گيرند. اين قلم قابل تحويل ممکن است يک مستند، جزئي از يک ماشين، يا يک فايل از يک بسته نرم افزاري باشد.
پس از آن مدت زمان لازم براي انجام هر فعاليت يا هر گروه از فعاليت ها و ارتباط آن با ساير فعاليت هاي پروژه را تعيين کنيد. ترتيب انجام فعاليت ها و ارتباطات آنها با يکديگر را مشخص سازيد.
در اين مرحله مي توانيد از يکي از نرم افزارهاي موجود، کمک بگيريد.
سپس زمان آن فرا مي رسد که فعاليتها را به افراد تيم خود تخصيص دهيد. ممکن است در برخي از دوره ها تراکم فعاليت هايي که بايد انجام شوند زياد باشد و در برخي از دوره ها تعدادي از افراد مجبور باشند
منتظر بمانند تا ديگران فعاليت هاي خود را به اتمام برسانند. با کمک امکانات موجود در نرم افزارها مي توانيد تا حدودي اين مشکل را برطرف سازيد.
معمولاً هيچ پروژه اي مطابق برنامه پيش نخواهد رفت. ممکن است در طي پروژه بارها لازم شود برخي از فعاليتهاي پروژه را جابجا کنيد تا از تأثير وقايع غيرمنتظره بکاهيد؛ اگر چنين امکاني وجود نداشته باشد،
مي توانيد منابع پروژه را افزايش دهيد.
|
بلوغ سازماني |
امروزه بسياري از سازمان ها تعدادي از پروژه ها و برنامه هاي مرتبط يا غير مرتبط با يکديگر را به طور همزمان مديريت مي کنند و موفقيت در انجام اين پروژه ها و برنامه ها نقشي اساسي در رسيدن آنها
به اهداف استراتژيکشان بازي مي کند. بنابراين دنبال نمودن مؤثر استراتژي هاي يک سازمان، ارتباط مستقيم با توانايي مديريت پروژه آن سازمان دارد. مديريت سيستماتيک پروژه ها و برنامه ها در راستاي
رسيدن به اهداف استراتژيک را "مديريت پروژه سازماني" مي نامند. به ميزان تجربه يک سازمان در اين نوع مديريت، "بلوغ مديريت پروژه سازماني" گفته مي شود. بلوغ مديريت پروژه سازماني،
نشان دهنده توانايي هاي سازمان در انجام پروژه ها، و همچنين جهت گيري سازمان براي انتخاب و مديريت پروژه هاست به گونه اي که سازمان را به سوي اهداف استراتژيک آن سوق دهد.
مدل هاي بلوغ سازماني به سازمانها کمک مي کند تا ويژگي هاي کلي فرآيندهاي مديريت پروژه خود را، که شامل نقاط قوت و ضعف و جايگاه سازمان در زنجيره بلوغ مديريت پروژه سازماني مي باشد، شناسايي کنند.
براساس نتايج اين ارزيابي، سازمان ها مي توانند مسير مناسب بهبود را در پيش گيرند و راهکارهاي برتر جهت پيمودن اين مسير را شناسايي نمايند.
|
اگر از شما خواسته شد انجام کاري را برعهده بگيريد ... |
- صرفاً براي جلب رضايت افراد با آنها موافقت نکنيد.
- اگر اهداف، استراتژي ها و برنامه مشخصي داريد، پايبندي خود را نسبت به آنها حفظ کنيد.
- اگر با سماجت کسي مواجه شديد، موقعيت خود را (احتمالاً با روشي متفاوت) براي او تکرار کنيد.
- قبل از آنکه پاسخي بدهيد درمورد درک صحيح آنچه از شما خواسته شده است، اطمينان حاصل کنيد.
- به جاي آنکه کارهاي بسيار را با کيفيت متوسط انجام دهيد، بکوشيد در تعداد محدودي از کارها مهارت بالا کسب نموده، آنها را به بهترين نحو به انجام برسانيد.
- به خاطر داشته باشيد که حق "نه" گفتن هم داريد.
- در "نه" گفتن راسخ و در عين حال مؤدب باشيد و با پاسخ هاي مبهم و اميدوارکننده، در ديگران انتظارات بيهوده ايجاد نکنيد.
- اگر مدير شما خواست کار فوري تازه اي به شما محول کند:
- به او يادآور شويد که در حال انجام کار ديگري هستيد که خود او با تأکيد بر اولويت آن، شما را به انجام آن گمارده بود.
- از او در تعيين اولويت وظايف جديدتان کمک بخواهيد.
- يادآوري کنيد که هرچند ممکن است بتوانيد هر کاري را انجام دهيد، اما نمي توانيد همه آنها را در سطح بالايي از استانداردهاي مورد انتظار به انجام برسانيد.
- کوتاه پاسخ بدهيد و از توجيهات طولاني اجتناب نماييد.
- اگر نمي توانيد انجام آن کار را بپذيريد، افراد ديگري را به عنوان گزينه هاي جايگزين، پيشنهاد کنيد.
|
