مهمترين واژه هاي کسب و کار (قسمت سوم) |
در حوزه مديريت پروژه، استفاده از واژه activity بسيار متداول است؛ واژه task نيز کاربرد زيادي دارد و بسيار مشاهده مي شود که اين دو واژه به جاي يکديگر
مورد استفاده قرار مي گيرند. اگر موضوع مورد بحث، کار به مفهوم عام آن باشد، کاربرد اين دو واژه مشکلي ايجاد نمي کند اما استفاده از آنها در مورد اجزاء مشخص کار، ابهام ايجاد مي کند. ممکن است در ذهن شما
مشخص باشد که آنچه به عنوان يک activity از آن ياد مي کنيد، حاصل تجزيه خروجي هاست و يا از ترکيب اقدامات پديد آمده است؛ اما آيا اين امر براي ساير اعضاي تيم نيز روشن است؟
شما مي توانيد در اينترنت، نمودارهاي گانت را جستجو کنيد؛ به هريک از آنها که بنگريد شامل فهرستي از فعاليتهاست که به تمامي آنها activity يا task گفته مي شود. از خود بپرسيد:
"کدام activity از تجزيه خروجي ها و کداميک از ترکيب اقدامات، حاصل شده است؟". تقريباً در تمامي نمودارهاي گانت، همه فعاليت ها (activities) داراي ظاهر و عملکردي مشابه هستند؛ اما در واقع
آنها يکسان نيستند.
توصيه مي شود هنگام مديريت اجزاء مشخص کار، واژه هاي activity يا task را به کار نبريد؛ در عوض سعي کنيد براي وضوح بيشتر، از واژه هاي "خروجي" و "اقدام" استفاده کنيد، مانند: "خروجي موردنظر"
يا "اقدام بعدي". همچنين درصورت استفاده از نمودار گانت، موارد مرتبط با خروجي ها و موارد مرتبط با اقدامات را به صورت متمايز از يکديگر نشان دهيد؛ مثلاً مي توانيد رنگ ها يا فونت هاي متفاوت
را براي متمايز نمودن آنها به کار گيريد. از همه مهمتر آنکه تفاوت اين دو را براي اعضاي تيم خود نيز تشريح نماييد.
|
مديران و سرپرستان چگونه مي توانند خطاها را کاهش دهند؟ |
صرف نظر از اينکه چه کسي مسبب بروز خطا بوده است، لازم است مديران و سرپرستان احساس مسئوليت بيشتري در جهت کاهش خطاها از خود نشان دهند. در اين راستا گزينه هاي متعددي براي سطوح مختلف
مديريت ارائه شده است که برخي از آنها به سادگي قابل استفاده بوده، برخي ديگر ممکن است بسيار دشوار باشند. متأسفانه يک روش کلي و فراگير وجود ندارد که بتوان آن را در صورت بروز هر نوع خطا مورد استفاده قرار داد.
اثرگذاري هر استراتژي کاهش خطا که در شرايطي خاص به کارگرفته مي شود، وابسته به عوامل زير است:
- نوع خطا
- فردي که مسبب خطا بوده است
- علت به وقوع پيوستن خطا
- برنامه در پيش گرفته شده جهت جبران خطا
- ميزان اعتبار راه حل مورد استفاده، در حالت کلي
- ميزان تناسب اين راه حل با شرايط موجود
- ميزان تأثير اين راه حل در شرايط موجود
|
توصيه هايي جهت افزايش موفقيت پروژه ها |
توصيه هاي زير به مديران پروژه کمک مي کند تا عملکرد خود را بهبود بخشيده، پروژه ها را با کمترين هزينه و زمان اضافي به پايان برسانند:
- تمامي وقت خود را صرف برنامه ريزي و انجام فعاليت هاي پروژه نکنيد؛ اوقاتي را هم به تبادل اطلاعات و برقراري ارتباط مؤثر با ساير افراد درگير در پروژه اختصاص دهيد.
- هرچند برنامه ريزي کامل و دقيق، يک عامل کليدي در مديريت موفق پروژه است، اما توجه داشته باشيد که هرگز قادر نخواهيد بود تمامي متغيرهاي محتمل را پيش بيني کنيد؛ بنابراين ازوسواس بيش ازحد در برنامه ريزي اجتناب نماييد.
- فهرستي ازعوامل احتمالي تغيير محدوده پروژه تهيه کنيد و هشيارانه مراقب تغييرات محدوده پروژه باشيد.
- منابع ريسک راشناسايي وراه حلهاي مناسبي را جهت مقابله با مشکلات احتمالي، پيش بيني کنيد.
- با کمک فروشندگان و مشاوران، بهترين، بدترين و محتمل ترين سناريوها را شناسايي و پيامدهاي هر سناريو را پيش بيني نماييد. مسيري را در پيش بگيريد که تأخيرات پروژه و هزينه هاي اضافي آن را به حداقل برساند.
- از موانع و مشکلات نهراسيد و قدرتمندانه با ياري اعضاي تيم خود به برطرف نمودن آنها بپردازيد.
- از قبل اين آمادگي را داشته باشيد که مهارت افراد تيم و حتي مدير پروژه مورد بررسي قرار گيرد و اين احتمال را مدنظر داشته باشيد که بخواهند افراد را جايگزين کنند.
- روش صحيح استفاده از خروجي نهايي پروژه را به کاربران آن آموزش دهيد.
|
چگونگي تهيه يک برنامه کاري |
براي تهيه يک برنامه کاري لازم است به پرسش هاي زير پاسخ داده شود:
- مخاطبين برنامه چه افرادي هستند؟
- برنامه بايد مشخص کننده چه مواردي باشد؟
- برنامه بايد براي چه افرادي، با چه ترتيبي و در چه سطحي از جزئيات ارائه شود؟
- در تهيه برنامه، چه فرضياتي بايد مدنظر قرار گيرد؟
- براي تهيه برنامه، چه فرآيندي بايد دنبال شود؟
- معمولاً در تهيه برنامه، چه اشتباهاتي ممکن است رخ دهد؟
- چه هنگامي لازم است برنامه مورد بازنگري قرار گيرد؟
- فرمت مناسب جهت ارائه برنامه چيست؟
- براي کار جديدي که هيچگونه سابقه قبلي ندارد، چگونه مي توان برنامه ريزي کرد؟
- فرآيند تهيه برنامه چه وقت خاتمه مي يابد؟
|
