کليد موفقيت پروژه هاي بزرگ |
هرچه پروژه ها بزرگتر و پيچيده تر باشند، مديريت مؤثر آنها اهميت بيشتري خواهد داشت. در اين پروژه ها، با توجه به ارتباطات و هم محوري ها، پيامدهاي تصميم گيري در مورد چگونگي مديريت پروژه
نسبت به پيامدهاي چگونگي اجراي يک نقش تکنيکي خاص، معمولاً از اهميت بسيار بالاتري برخوردار است. هرچه محدوديت زماني بيشتر باشد، اين امر آشکارتر مي گردد.
به علاوه، در پروژه هاي بزرگ و پيچيده جنبه هايي خارج از محدوده موضوعات تکنيکي وجود دارد که بايد مديريت مناسبي بر آنها اِعمال شود تا دستيابي به اهداف پروژه ميسر گردد. بنابراين موفقيت پروژه هاي بزرگ
تاحد زيادي به موارد زير بستگي خواهد داشت:
- تثبيت رهبري، از طريق يک فرم سازماني مديريتي که بتواند مديريت و برنامه ريزي مؤثر را فراهم نمايد
- استفاده از يک سيستم مديريت پروژه به عنوان مدلي براي استراتژي و فلسفه مديريت
- به کارگيري آخرين اصول نظري و عملي اثبات شده مديريت پروژه، در برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت و کنترل استفاده از منابع پروژه
|
10 قانون براي خراب کردن ارتباطات پروژه |
همان گونه که قلب در دستگاه گردش خون، خون را به جريان مي اندازد، در پروژه نيز ارتباطات صحيح باعث مي شود تا اطلاعات پروژه بين هسته مرکزي و ساير بخش هاي آن به درستي جريان يابد. اگر قصد تضعيف
و يا از بين بردن ارتباطات صحيح پروژه را داريد، مطابق قوانين زير اقدام نماييد:
- در ميان ذي نفعان پروژه، فقط به مهمترينِ آنها اهميت بدهيد و بقيه را ناديده بگيريد.
- وقت خود را براي تهيه برنامه ارتباطات تلف نکنيد. اگر کسي اطلاعاتي بخواهد، ازشماخواهدپرسيد.
- براي تمامي افراد، اطلاعات و گزارشات يکسان ارسال کنيد.
- اگر کسي به اطلاعاتي نياز داشت که در گزارش شما آورده نشده است، از او بخواهيد که فرم "درخواست اطلاعات" را پرکند و درآن علت نياز به آن اطلاعات را همراه با توجيه اقتصادي آن درج نمايد. وقت شما باارزش است و افراد بايد ثابت کنند که آنچه از شما مي خواهند، وقتتان را بيهوده تلف نمي کند.
- واقيت ها را پيگيري نکنيد. بدين ترتيب اگر برآوردهاي شما تحقق نيابد، کسي متوجه نخواهد شد.
- تا انتهاي پروژه، نيازها، مشخصات و برنامه پروژه را بازنگري نکنيد. اگر چيزي از قلم افتاده باشد، احتمالاً کسي متوجه آن خواهد شد.
- هرمطلب را فقط يک بار بيان کنيد.
- براي جذب منابع بيشتر، به مديريت بالا مراجعه کنيد و از مذاکرات خسته کننده با ساير افراد و مديران اجتناب نماييد.
- خطوط ارتباطي پروژه را مشخص نکنيد تا همه به شما مراجعه کنند. به هيچ وجه اجازه ندهيد افراد تيم با يکديگر صحبت کنند. بدين ترتيب شما در مرکز پروژه باقي خواهيد ماند و مي توانيد کنترل آن را در اختيار خود نگه داريد.
- ثبت تجربيات را فراموش کنيد. بسياري از اعضاي تيم فعلي در پروژه بعدي نيز همراه شما خواهند بود؛ به علاوه، هيچ دو پروژه اي کاملاً يکسان نيستند، بنابراين حفظ ونگهداري سوابق و گزارشات پروژه، پس از اتمام آن، ضرورتي ندارد.
|
مهمترين واژه هاي کسب و کار (قسمت چهارم) |
دو راه براي عدم موفقيت پروژه وجود دارد که با کنترل تغييرات مرتبط است:
- راه اول، آن که هيچ کنترلي بر تغييرات اِعمال نشود.
- راه دوم، که احتمالاً تأثير بيشتري نسبت به راه اول دارد، کنترل کامل تغييرات است به طوري که براي کوچکترين تغيير در برنامه پروژه، اخذتأييديه هاي رسمي لازم باشد.
پس چه بايد کرد؟ آيا راه حل اين است که از برنامه ريزي جزئيات صرف نظر شود؟ البته نه؛ هر پروژه مشتمل بر صدها يا هزاران عنصر جزئي است که نياز به برنامه ريزي دارد. بهترين پاسخ به اين پرسش،
درک تفاوت مابين کنترل تغييرات در مورد خروجي ها و کنترل تغييرات در مورد اقدامات است؛ خروجي هاي موردنظر پروژه نيازمند 100 درصد کنترل تغييرات مي باشند در حالي که ميزان کنترل تغييرات
در مورد اقدامات بايد صفر درصد باشد. ممکن است ساختار شکست کاري تهيه شود که در آن، خروجي ها تا 5 يا 6 لايه شکسته شده باشند؛ تغيير هر يک از اين اجزاء به منزله تغيير مقصد پروژه خواهد بود.
بنابراين لازم است کنترل تغييرات درمورد آن اِعمال شود.
ازسوي ديگر، تغيير فهرستي از اقدامات، ممکن است به سادگي به روز کردن يک To Do List باشد که نياز به اخذ تأييديه هاي رسمي ندارد.
نتيجه اينکه، لازم است به تفاوت ميان تجزيه خروجي ها و ترکيب اقدامات توجه شود و از اين تفاوت، در جهت موفقيت پروژه بهره برداري مناسب به عمل آيد.
|
مديريت کيفيت پروژه |
معمولاً بانيان و حاميان پروژه، کيفيت مشخصي را براي خروجي هاي پروژه انتظار دارند. اين الزامات کيفيتي بايد در برنامه مديريت پروژه، مستند شود و از ابتدا مورد توافق حامي، کارفرما و مدير پروژه قرار
گيرد. در اين صورت مسئوليت مدير پروژه دستيابي به نتايج با کيفيت مورد توافق خواهد بود.
بهترين روش براي تضمين اينکه نتايج داراي استانداردهاي کيفيتي موردنظر باشند، دنبال نمودن يک فرآيند تعريف شده مديريت پروژه است که جهت حصول اطمينان از تأمين آن کيفيت در هر مرحله از پروژه، طراحي شده باشد.
در آغاز بهتر است اطمينان حاصل شود که تمامي افراد، همسان با يکديگر و با اطلاعات کافي کارها را انجام مي دهند. پايبندي به رويه هاي اساسي مديريت پروژه در مورد کنترل تغييرات پروژه، کنترل مستندات،
تجزيه و تحليل نيازها، و مديريت ريسک و وقايع غيرمنتظره، احتمال غافلگيري و به دنبال آن نياز به تحرکات شديد در پايان پروژه، جهت تکميل به موقع آن را به ميزان بسيار زيادي کاهش مي دهد. هنگامي که
اضطراب پديد آيد و افراد کارها را با عجله انجام دهند، خطاها افزايش خواهند يافت.
عامل ديگر جهت دستيابي به کيفيت مورد نظر براي خروجي هاي پروژه، آن است که کيفيت هريک از اقلام قابل تحويل پروژه در پايان هر مرحله از پروژه، مورد بررسي قرار گيرد. بدين ترتيب قبل از آغاز مرحله بعد،
خطاهاي احتمالي کشف و برطرف خواهد شد.
|
