فهرست مطالب
شرکت مشاوره و مهندسي avec
ارائه کننده خدمات برنامه ريزی و کنترل پروژه
آدرس:
تهران، خيابان آفريقا، بين ميرداماد و جهان کودک، برج نگين، طبقه سوم، واحد 303
تلفن و نمابر:
88888359-021 و 88797320-021
پست الکترونيک:
info@avec-co.com
مشترکين گرامي، شما مي توانيد مطالب، نظرات و پيشنهادات خود را در ارتباط با اين نشريه به آدرس زير ارسال نماييد:
n.pornour@avec.ir
|
انستيتو مديريت اوک (AIM)
برگزارکننده سمينارها و دوره های آموزشی در زمينه برنامه ريزی و کنترل پروژه
آدرس:
تهران، خيابان آفريقا، بين ميرداماد و جهان کودک، برج نگين، طبقه چهارم، واحد 404
تلفن: 88797227-021
نمابر: 88797225-021
پست الکترونيک: aim@avec.ir
آدرس سايت: www.aim.avec.ir
|
|
شرايط محيطي پروژه |
شرايط محيطي پروژه، شامل تمامي مواردي است که مي توانند موفقيت پروژه را تحت تأثير قرار دهند. مهمترين اين موارد عبارتند از:
- مشتريان و رقبا
- موقعيت جغرافيايي
- شرايط آب و هوايي
- اوضاع اجتماعي
- وضعيت سياسي و اقتصادي
اين عوامل مي توانند بر مسئوليت هاي اصلي مديران پروژه که شامل برنامه ريزي، سازماندهي و هدايت پروژه است، تأثير داشته باشند.
شرايط محيطي و اثرات متقابل آنها بر يکديگر، ارتباطات پيچيده اي را به وجود مي آورد که پروژه را تحت تأثير قرار مي دهند. از طرف ديگر، بسياري از پروژه ها،
خصوصاً پروژه هاي زيربنايي، به منظور تأثيرگذاري بر شرايط محيطي اجرا مي شوند. بنابراين براي به موفقيت رسيدن پروژه ها، لازم است اين تأثيرات و ارتباطات متقابل بين پروژه ها و شرايط محيطي و نتايج احتمالي آنها مدنظر قرار گيرد.
نکته مهمتر اينکه شرايط و عوامل محيطي، در طي عمر پروژه، ثابت نيستند و تغيير خواهند کرد، به خصوص درمورد پروژه هايي که انجام آنها چندين سال به طول مي انجامد؛ در نتيجه عدم قطعيت و ريسک پروژه و به دنبال آن، چالش هاي مدير و تيم پروژه افزايش مي يابد.
بديهي است که شرايط محيطي براي تمامي پروژه ها يکسان نخواهد بود. به طورکلي، سه عامل زير در تعيين شرايط محيطي هر پروژه نقش اساسي دارد:
- محصولات يا خدمات حاصل از پروژه
- تکنولوژي و نحوه استفاده از آن
- موقعيت فيزيکي پروژه
با توجه به مطالب فوق، مديران پروژه بايد براساس شرايط محيطي پروژه خود، مشکلات بالقوه پروژه را شناسايي نموده، با کمک اعضاي تيم، احتمال وقوع آنها را ارزيابي کنند. بدين ترتيب، آنها قادر خواهند بود از بروز مشکلات پيشگيري کنند و يا پيشاپيش، تدابير لازم را براي مواجهه با آنها بينديشند.
|
لزوم مديريت هزينه هاي پروژه |
نتايج مصاحبه با چندصد تن از مديران پروژه طي مدتي حدود 2 سال، نشان مي دهد که مديريت هزينه هاي پروژه، بودجه بندي، تخمين هزينه ها و کنترل هزينه ها از اولويت بالايي برخوردار نيستند.
بسياري از مديران پروژه شرکت ها نيازي به تهيه بودجه يا مديريت آن احساس نمي کنند؛ آنها مي گويند: "يکي از افراد بخش حسابداري يا ساير بخش ها اين کار را انجام خواهد داد. وظيفه من اين است که پروژه را انجام دهم. موارد مربوط به هزينه ها را فردي ديگر مديريت خواهد کرد."!
احتمالاً دلايل متعددي براي اين عدم احساس نياز وجود دارد. اما به اين نکته نيز بايد توجه داشت که اين مديران، داده ها و تجربيات با ارزش و فرصتهايي براي رشد را از دست مي دهند.
پروژه ها منابعي را مورد استفاده قرار مي دهند که بايد هزينه هايي براي آنها پرداخت شود. اگر پروژه، يک پروژه داخلي شرکت باشد، اين هزينه ها به يکي از حساب ها يا بخش هاي شرکت شارژ مي شود.
ممکن است در برخي از شرکت ها درکي صحيح نسبت به لزوم مديريت هزينه ها وجود نداشته باشد. در بسياري از شرکت ها هر بخش، بودجه عملياتي خود را برمبناي داده هاي گذشته تهيه مي کند.
هزينه هاي خاص پروژه در اين بودجه مد نظر قرار نمي گيرند. احتمالاً قسمت عمده اي از بودجه عملياتي به کارکنان تمام وقت اختصاص مي يابد.
بخش مربوطه طبق روال عادي تأييديه خود را دريافت مي نمايد؛ پرداخت ها به افراد انجام مي شود؛ جلسات تشکيل مي گردند؛ پروژه ها به اتمام مي رسند
و اعضاي تيم، به پروژه اي ديگر منتقل مي شوند. مدارک مربوط به هزينه ها آماده گرديده، صورت حساب ها پرداخت مي شود. همه چيز خوب و درست به نظر مي رسد.
اما آيا مناسب نيست که هزينه ها واقعاً پيگيري شوند و معلوم گردد که اجراي هر پروژه چه مقدار هزينه دربرداشته است؟ آيا اين داده ها براي تصميم گيري هاي مديريتي و يا براي برنامه ريزي استراتژيک، مفيد نخواهند بود؟
پروژه هاي بزرگ نيار به برنامه هاي مديريت هزينه ها و فرآيندهاي کنترلي دارند. پيگيري هزينه ها مي تواند به تعيين مواردي که نياز به افزايش منابع يا نيروي انساني وجود دارد، کمک نمايد (مثلاً در مواردي که هزينه اضافه کاري بالا باشد).
ممکن است تخمين هاي هزينه اي و هزينه هاي واقعي پروژه هاي مشابه، بسيار با يکديگر متفاوت باشند که احتمالاً از رويه هاي نامناسب، کنترلهاي ضعيف، تفاوت در قابليت هاي مديران پروژه، برنامه ريزي ضعيف و بسياري دلايل ديگر ناشي مي شود.
در اقتصاد امروز، ما نياز به کنترل ها و فرآيندهايي داريم که توسط آنها بتوانيم تعيين کنيم پول در چه جاهايي بيشترين استفاده را دارد و اطمينان حاصل کنيم که به طور مناسب خرج مي شود.
اگر به دليل سياست هاي شرکت، مديران پروژه در تخمين هزينه هاي پروژه دخالت داده نمي شوند، حداقل بايد بتوانند هزينه هاي پروژه را پيگيري کرده، يافته هاي خود را گزارش کنند.
به نظر مي رسد که لازم باشد شرکتها رويه هايي براي مديريت مؤثر هزينه ها تهيه کنند و افراد را جهت تهيه بودجه،
تخمين هزينه ها، و پايش و کنترل آنها آموزش دهند. فرآيندهاي مديريت مؤثر هزينه ها مي تواند عملکرد کلي پروژه را بهبود بخشد.
|
|
