اولويت بندي پروژه ها |
گاهي اوقات، پروژه هايي که يک سازمان در پيش رو دارد، بيش از توان، منابع و سرمايه آن سازمان است. از اين رو چاره اي جز انجام آنها به ترتيب اولويت هايشان ندارد. اولويت دهي مناسب پروژه ها از وظايف رهبر
يا مدير سازمان است و بايد در جهت دستيابي به آرمان هاي سازمان باشد. تعيين درست اولويت ها آينده سازمان را رقم مي زند و آن را به سوي موفقيت يا شكست سوق مي دهد. در اينجا روشي براي تعيين اولويت
پروژه ها ارائه مي شود که شامل مراحل زير است:
- فهرستي شامل نام و اهداف اصلي تمامي پروژه هاي جاري و پروژه هاي بالقوه در حيطه مسئوليت خود را تهيه كنيد.
- لزوم هر پروژه و زمان در دسترس جهت اجرا يا به تعويق انداختن آن را بررسي و محاسبه نماييد.
- زمان و هزينه مورد نياز براي اجراي هر پروژه را تخمين زده، به فهرست اضافه نماييد.
- شدني بودن و امكان پذيري انجام هر پروژه را بررسي کنيد.
- احتمال شكست هرپروژه را تعيين نماييد.
- فهرست پروژه ها را بازبيني كنيد؛ اهداف، امكان پذيري و احتمال شکست آنها را با مديرخود، يا در صورت لزوم با مشتري يا ساير افرادي كه احتمال مي دهيد در پروژه درگيرشوند،
مجدداً بررسي كنيد تا با آنها به نظري واحد، روي اين موارد دست يابيد.
- پروژه هايي را كه احتمال شکست بالا يا اهميت پاييني دارند، از فهرست حذف كنيد.
- اكنون مي توانيد پروژه هاي باقي مانده را اولويت بندي نماييد. درصورت لزوم براي تعيين اولويت پروژه ها با مدير، مشتري و ساير افراد كليدي درگير مشورت كنيد.
پس از طي مراحل فوق، پروژه اي را كه داراي بيشترين امتياز است انتخاب كرده، آن را به عنوان بالاترين اولويت اجرايي سازمان برگزينيد.
در صورتي که اين پروژه تمامي منابع سازمان را جذب نمي كند، مي توانيد به ترتيب به اولويتهاي بعدي بپردازيد.
|
علائم هشداردهنده در پروژه ها |
معمولاً پروژه هاي ساخت و نصب با هزينه اي بسيار بيشتر از بودجه پيش بيني شده براي آنها به انجام مي رسند، مدت زمان بيشتري نسبت به برنامه زمانبندي اوليه به طول مي انجامند و با نگراني هاي جدي در مورد کيفيت همراه هستند.
با بررسي مشکلات تعداد بيشماري از پروژه هاي انجام شده، مواردي يافته شده است که مي توان آنها را "علائم هشداردهنده" بروز مشکلات در پروژه دانست. توجه به اين علائم هشداردهنده، مي تواند به مديران
پروژه کمک کند تا استراتژي هايي را در پيش گيرند که شرايط پروژه را بهبود بخشد و مانع از بروز مشکلات آتي احتمالي در پروژه گردد و يا احتمال بروز آنها را به حداقل برساند.
برخي از اين علائم هشداردهنده براي پروژه هاي ساخت و نصب عبارتند از:
- تأخيرات و تغيير برنامه زمانبندي
- مشکلات طراحي
- بي نظمي در پرداخت ها
- تغييرات محدوده
- رضايتبخش نبودن کيفيت کار
- کندي انجام کارها
- برخي اقدامات صاحبان پروژه
- عملکرد ضعيف افراد در پروژه
- عدم وجود همکاري در بين اعضاي تيم پروژه
- دعواها و ادعاها
|
Sometimes when you follow others skills
YOU GO NOWHERE.
|
استفاده از نمودارهاي علت و معلول در حل مسائل |
نمودارهاي علت و معلول که آنها را نمودارهاي استخوان ماهي نيز مي نامند، در کشف تمامي علت هاي احتمالي يک مسئله به شما کمک مي کنند. براي حل يک مسئله با استفاده از نمودار علت و معلول، مراحل زير را دنبال کنيد:
- شناخت مسئله:
تمامي جزئيات مسئله را بنويسيد. در صورت لزوم تعيين کنيد که مسئله چيست، چه افرادي درگير آن هستند، و اين مسئله کِي و کجا رخ داده است. مسئله را در مستطيلي
در سمت راست يک صفحه کاغذ بزرگ بنويسيد. از اين مستطيل يک خط افقي در عرض کاغذ رسم نماييد. اين خط به منزله ستون فقرات ماهي خواهد بود.
- شناسايي عوامل مهم:
عواملي را که ممکن است با مسئله مرتبط باشند، تعيين کنيد. براي هر يک از اين عوامل، خطي از ستون فقرات منشعب نموده، عامل مربوطه را در کنار آن بنويسيد. اين خطوط، نشان دهنده
استخوان هاي ماهي خواهند بود. عوامل ممکن است افراد درگير در مسئله، سيستم ها، تجهيزات، مواد، نيروهاي خارجي و غيره باشند. تمامي عوامل محتمل را شناسايي کرده، به نمودار اضافه نماييد.
- شناسايي علت هاي ممکن:
با استفاده از توفان فکري، براي هر يک از عوامل شناسايي شده در مرحله 2، علت هاي محتمل را بيابيد و هر يک را با خطوط کوچکتري که از استخوان هاي ماهي
منشعب مي شوند، نشان دهيد. علت هاي بزرگ يا پيچيده را به علتهاي فرعي کوچکتر بشکنيد و به صورت انشعاب هاي فرعي نشان دهيد.
- تجزيه و تحليل نمودار:
تا اينجا بايد نموداري داشته باشيد که تمامي علت هاي ممکن مسئله را نشان دهد. بسته به پيچيدگي و اهميت مسئله، اکنون مي توانيد علت هاي محتمل تر را مورد بررسي بيشتر و دقيق تر
قرار دهيد. اين امر ممکن است مستلزم انجام تحقيقات، بازديد، مميزي و غيره باشد. بدين ترتيب قادر خواهيد بود با اطمينان بيشتري درمورد مسئله خود اظهارنظر نماييد.
|
