دام فعاليت |
دام فعاليت، تله اي است که اکثر مديران پروژه در طي دوران کاري خود، گرفتار آن مي شوند. الگوي ذهني "انجام فعاليت ها" همواره مشکلاتي را به دنبال دارد که مهمترين آنها به شرح زير است:
- چون مدير پروژه در مقابل کارفرما صرفاً انجام يک سري از فعاليتها را متعهد مي شود و توافقي بر تحويل يک خروجي قابل اندازه گيري ملموس صورت نمي گيرد، توقعات کارفرما محدود نمي گردد.
- هيچ روشي براي مقايسه برنامه ارائه شده توسط مدير پروژه با انتظارات کارفرما وجود نخواهد داشت.
- از آنجا که تعريف روشن و واضحي از محدوده پروژه ارائه نمي گردد، در نيمه هاي راه پروژه، کارفرما که مي بيند مسير در پيش گرفته شده، او را به هدفش نخواهد رساند، تصور مي کند که مدير پروژه او را فريب داده است.
- مدير پروژه نيز همواره مي تواند اين بهانه را داشته باشد که اعضاي تيم، کار خود را به درستي انجام نداده اند.
براي پرهيز از گرفتار شدن در دام فعاليتها، بايد الگوي ذهني مديران پروژه از "انجام فعاليت ها" به "تحويل خروجي ها" تغيير داده شود؛ بدين معني که نتيجه نهايي پروژه، به صورت يک خروجي ملموس و قابل اندازه گيري
تعيين گردد و سپس به اقلام کوچکتر در سطوح پايين تر شکسته شود؛ آنگاه مسئوليت تحويل هر يک از اين اقلام جزئي به يکي از افراد تيم سپرده شود. با استفاده از اين الگوي ذهني:
- هر يک از اعضاي تيم پروژه خواهد دانست چه چيزي را با چه مشخصاتي بايد تحويل دهد.
- توافقات، بهتر انجام خواهد شد.
- پيامدهاي مثبت و منفي، شفاف خواهد گرديد.
- اعضاي تيم پروژه، از انجام کار خود احساس رضايت خواهند نمود.
|
7 نکته براي تضمين موفقيت پروژه |
- مسيري را که مي دانيد به موفقيت منتهي نمي شود، ادامه ندهيد.
- نگران قطع خسارات و متوقف نمودن پروژه اي که ارزشي ايجاد نمي کند، نباشيد.
- از داشتن مديران پروژه آگاه و مجرب اطمينان حاصل کنيد. مديران خوب و آموزش پذير را نگه داريد و بقيه را جايگزين نماييد.
- براي اتخاذ تصميمات قاطع، آماده باشيد. افرادي را که باعث کندي حرکت شما مي شوند، برکنار کنيد. موارد دردسر آفرين را برطرف نماييد.
- منابع کافي و مناسب در اختيار داشته باشيد. به مديران پروژه اجازه دهيد که توجه خود را بر روي مديريت پروژه متمرکز نمايند نه بر جزئيات تکنيکي.
- از تجديدنظر در نقش افراد، ابايي نداشته باشيد. از سپردن مسئوليتهاي مشترک به افراد بپرهيزيد.
- برنامه پروژه را با توجه به داده هاي تيم، بازبيني کنيد. داده هاي مديريت، ارزشمند هستند، اما تنها اعضاي تيم مي دانند که کداميک از آنها درمورد پروژه، مصداق پيدا مي کنند.
|
تعيين اهداف |
شايد تعيين اهداف ساده به نظر آيد، اما هنگامي كه شروع به نوشتن اهداف مي كنيد، اغلب بيش از توان خود و سازمان، هدف تعيين مي نماييد. چهار گام براي تعيين اهداف، پيشنهاد مي شود:
- فهرستي از تمامي اهدافي كه به ذهنتان مي رسد، تهيه كنيد. اين فهرست را مرور كنيد تا چيزي از قلم نيفتاده باشد.
- مواردي را كه ارتباط مستقيمي با جهت پروژه ندارند، حذف كنيد.
- مواردي را كه خود قدمي در رسيدن به ساير اهداف بوده، هدف نهايي پروژه نيستند، حذف نماييد.
- فهرست را مجدداً و اين بار با دقت بيشتر مطالعه كنيد. اكنون تخمين بزنيد كه آيا مي توان در پروژه حاضر به همه اين اهداف دست يافت يا اينکه براي تحقق برخي از آنها انجام پروژه هاي ديگري لازم است؛
اين هدف ها را نيز حذف کنيد.
اگر تعداد اهدافي که در پروژه حاضر بايد محقق گردند، زياد است، آنها را ابتدا دسته بندي و سپس اولويت بندي كنيد. توجه داشته باشيد كه لازم است تا اجماع تمامي افراد مهم درگير در پروژه را روي اين اهداف به دست آوريد.
پروژه موفق، پروژه اي است كه با كمترين تغييرات ممكن، به اهداف خود دست يابد. چنانچه پروژه از مسير تعيين شده خارج گردد، سازمان بايد با صرف نيرو و تواني اضافه، آن را به مسير اصلي خود بازگرداند.
اين امر ممکن است مشكلات تازه اي را براي سازمان و ساير پروژه ها ايجاد نمايد.
|
آيا شما اطلاعات مورد نياز خود را انتخاب مي کنيد؟ |
جهان ما سرشار از اطلاعات است: اخبار 24 ساعته، اينترنت، فيلم ها، شبکه هاي تلويزيوني، خبرگزاري ها، ايميل هاي روزانه بيشمار، گزارشات کاري مختلف، راديو، کتاب ها و مجلات.
اين انبوه اطلاعات که بايد از ميان آنها اطلاعات مناسب را انتخاب کنيد (و به نظر مي رسد که خواه ناخواه برخي از آنها شما را انتخاب مي کنند)، ممکن است بار کاري شما را بيش از اندازه افزايش دهد.
آيا شما هر اطلاعاتي را که به دستتان مي رسد، مورد بررسي و ملاحظه قرار مي دهيد؟ آيا نگران اين هستيد که مبادا مسئله مهمي از ديد شما پنهان بماند؟
شما اطلاعات را مي يابيد، مرتب و سازماندهي مي کنيد، و دور مي اندازيد. آنها را ارزيابي مي کنيد، به شکلي تازه قالب بندي مي کنيد و نمي دانيد با آنها چه کنيد. بدين ترتيب، چه مقدار از وقت شما براي کار واقعي باقي خواهد ماند؟
سعي کنيد شما انتخاب کننده اطلاعات مورد نياز خود باشيد. در صرف نظر کردن از اطلاعاتي که آنها شما را انتخاب مي کنند و ارزش آنها روشن نيست، شجاعت به خرج دهيد. توجه کنيد که براي انجام کارهاي جاري خود
واقعاً به چه اطلاعاتي نياز داريد. مهارتهاي اطلاعاتي خود را افزايش دهيد تا فرصت کافي براي انتخاب و استفاده مناسب و هوشمندانه از اطلاعات بيابيد.
|
