مديران پروژه و تأثير آنها بر افراد تيم |
از آنجا که مديران پروژه با افراد بسياري سروکار دارند، براي کسب موفقيت بيشتر بايد بتوانند افراد مختلف و خصوصاً افراد تيم خود را تحت تأثير قرار داده،
حتي الامکان سيستم ارزشي آنها را به سيستم ارزشي سازمان خود نزديک سازند. دکتر Charles Dwyer رهنمودهاي زير را جهت تحت تآثير قرار دادن افراد پيشنهاد مي نمايد:
- اطمينان حاصل کنيد که آنها داراي قابليت هاي کافي هستند. (آيا آنها مي دانند چه کاري بايد انجام دهند؟ و آيا داراي صلاحيت و اعتماد به نفس کافي براي انجام آن هستند؟)
- درک آنها را نسبت به "احساس رضايت دروني" اصلاح کنيد. (براي آنها روشن کنيد که کاري که انجام مي دهند، چه دستاوردهايي براي آنها به همراه دارد.)
- درک آنها را نسبت به احتمال دستيابي به احساس رضايت، اصلاح نماييد. (آيا آنها به شما اعتماد دارند؟ شما بايد از طريق ايجاد نمونه هاي عيني، اين اعتماد را به وجود آوريد.)
- درک آنها را نسبت به هزينه ها اصلاح کنيد. (اين کار را از طريق ارائه گزينه هاي مختلف به آنها انجام دهيد و به آنها کمک کنيد تا الزامات و هزينه هاي هر گزينه را شناسايي و درک کنند.)
- درک آنها را نسبت به ريسک اصلاح نماييد. (سعي کنيد برخي از ريسکها را با آنها درميان بگذاريد. از اين مورد صرف نظر نکنيد.)
|
مديريت ذي نفعان پروژه |
از آنجا که ذي نفعان پروژه مي توانند موجبات موفقيت يا شکست پروژه شما را فراهم آورند، مديريت آنها يک مهارت کليدي محسوب مي گردد. ذي نفعان پروژه چه کساني هستند؟ ذي نفعان
پروژه کساني هستند که به نتيجه يا فرآيند پروژه، به گونه اي علاقه مندند. اين علاقه ممکن است مثبت يا منفي باشد، بدين معني که ممکن است خواستار منافع حاصل از خروجي ها
يا فرآيند پروژه شما باشند و يا اينکه خروجي ها يا فرآيند پروژه شما را مانع و تهديدي براي خود به حساب آورند. ذي نفعان پروژه عبارتند از:
- بانيان پروژه
- اعضاي هيئت مديره
- واحد بازرگاني و مديران خط
- اعضاي تيم پروژه
- مصرف کنندگان نهايي محصولات يا خدمات حاصل از پروژه
- پيمانکاران و مشاوراني که خدماتي را براي پروژه تأمين مي کنند
- تأمين کنندگان کالا و مواد
- واحدهاي تأمين کننده منابع
شما بايد در تمامي فازهاي پروژه، ذي نفعان را مديريت کنيد. بدين منظور لازم است يک استراتژي و برنامه ارتباطي تهيه کنيد که نحوه، زمان و محتواي ارتباط با هر گروه از ذي نفعان، در آن
تعريف شده باشد. بخشي از اين برنامه، گزارشات پروژه را شامل مي گردد که بايد در آن مشخص شود گزارشات پروژه را براي هر گروه از ذي نفعان، چگونه، در چه زماني، و در چه سطحي از جزئيات، ارائه خواهيد نمود.
گروه هاي مختلف ذي نفعان، انتظارات بسيار متفاوتي از پروژه شما خواهند داشت. بخش عمده اي از مديريت ذي نفعان، شامل مديريت اين انتظارات در تمامي طول پروژه است.
و بالأخره، در فاز ارزيابي پاياني پروژه، از ذي نفعان بپرسيد که پروژه شما تا چه ميزان نيازهاي آنان را برآورده ساخته است. از اين ارزيابي، درس هاي باارزشي براي پروژه هاي بعدي خواهيد آموخت.
|
تعاريف پروژه و پروژه هاي کوچک |
در فرهنگ لغات مديريت پروژه Max Wideman براي کلمه "Project" بيست و سه تعريف مختلف وجود دارد که تمامي آنها توسط افراد آگاه ارائه شده اند؛ اما اغلب اين تعاريف، چندان
فراگير نيستند. ارائه يک تعريف فراگير از کلمه "Project" نيازمند درگير شدن با دانش موجود است. درگير شدن با دانش موجود به منزله آن است که "آنچه را مي دانيد، فراموش کنيد".
بنابراين هرچه دانش و آگاهي شما بيشتر باشد، درگيري شديدتري در پيش رو خواهيد داشت.
در اغلب تعاريف موجود در فرهنگ لغات Wideman گرايش به مديريت پروژه ها، خصوصاً پروژه هاي بزرگ، به چشم مي خورد. در اين تعاريف، گرايش به مواردي همچون:
- تعريف مشخصات
- کنترل تغييرات و بودجه
- حسابداري هزينه هاي پروژه
- مراحل يا زمانبندي هاي شبکه اي
- مديريت ريسک
- نرخ بازگشت سرمايه در سبد پروژه
ديده مي شود.
هرچند نمي توان به هيچيک از اين تعاريف ايرادي وارد نمود، اما اين تعاريف همانند لباسي با اندازه XXXL هستند که مناسب قامت پروژه هاي کوچک نمي باشند. به هرحال بايد به اين نکته
توجه داشت که پروژه هاي کوچک هم پروژه هستند و تعداد آنها بسيار بيشتر از تعداد پروژه هاي بزرگ است.
|
دلايل حذف پروژه ها |
گاهي ممكن است برخي از پروژه ها به دلايلي از فهرست پروژه هاي سازمان حذف شوند؛ اين پروژه ها، بايد در حافظه شركت ثبت و در بازنگري هاي بعدي، در فهرست پروژه ها درج شوند تا مجدداً مورد بررسي قرارگيرند.
دلايلي كه مي توانند منجر به حذف يک پروژه از فهرست پروژه هاي يک شرکت گردند، عبارتند از:
- كمبود بودجه و اعتبار، نيروي انساني، دانش و مهارت، زمان يا ساير منابع لازم براي اجراي موفقيت آميز پروژه
- تناقض اهداف پروژه با اهداف دراز مدت سازمان
- وجود تضاد مابين خروجي ها و نتايج پروژه با قوانين و سياستهاي جاري شرکت؛ بدين معني که ممكن است پروژه به گونه اي بر حسن شهرت يا جايگاه اجتماعي سازمان تأثير سوء داشته باشد.
- ناتواني در اجراي پروژه با سرعت كافي؛ گاهي تأخير در اجراي پروژه علاوه بر زيانهاي مالي مشهود و نامشهود (سرمايه درگير)، به اعتبار سازمان نيز لطمه
وارد مي آورد. از سوي ديگر، طولاني شدن مدت اجراي پروژه ها اغلب اثرات زيانباري بر روحيه افراد درگير در پروژه بر جاي مي گذارد.
- اشتراک پروژه با ساير پروژه هاي در دست اجراي سازمان در منابع؛ پروژه هايي كه داراي اولويت بالاتري هستند و منابع را به سوي خود جذب مي كنند.
|
