پروژه ها در يک نگاه کلان پديده اي پيچيده به نظر مي آيند. همين پديده پيچيده را مي توان با تجزيه و تحليل درست به تعداد زيادي عنصر ساده و جزئي تبديل کرد. با رعايت ارتباط صحيح بين اجزا يکپارچگي مفهمومي پروژه
نيز رعايت خواهد شد. سطح توجه به پروژه بايد دربرگيرنده اجزاي بسيار کوچک آن نيز باشد، چه در غير اين صورت پيشرفت ها در پروژه مطابق با انتظارات نخواهد بود. اجازه دهيد براي تشريح اين موضوع مثالي را ارائه کنم.
در پروژه اي سنت بر اين است که تمامي ذينفعان پروژه در جلسه اي هفتگي شرکت کرده، تمامي موارد مربوط به پروژه را بررسي کنند. اين جلسه در روز معيني از هفته تشکيل مي شود و معمولاً ده ساعت نيز به طول مي انجامد.
به اين ترتيب مجموعاً در يک دوره يک ماهه چهل ساعت به بررسي همه جانبه مشکلات و مسائل پروژه تخصيص مي يابد. اين پروژه داراي بيست پيمانکار است و در سازمان خود چندين مدير هم محوري و همچنين ده مدير تحويل
قرار داده است. سؤال اين است که آيا زمان صرف شده در جلسات براي اينچنين پروژه اي کافي است يا خير؟ آيا اين امکان وجود دارد که در يک جلسه هفتگي بتوان به صورت مؤثر نسبت به دغدغه هاي
اين پروژه تصميم گيري نمود يا نه؟ شايد پاسخ را بتوان در مدت زماني که براي تشکيل جلسات نياز هست جستجو کرد.
مديران هم محوري بايد به صورت روزانه با پيمانکاران خود جلسه پيشرفت برنامه داشته باشند. فرض کنيد که اين جلسات بيش از نيم ساعت طول نکشد. در اين صورت بيست پيمانکار هر روز مجموعاً ده ساعت،
با مديران هم محوري جلسه خواهند داشت. ساعات مورد نياز در طي ماه مي شود سيصد ساعت. مديران هم محوري با مديران تحويل جلسات هفتگي خواهند داشت. دوره جلسات در سطوح بالاتر سازمان بايد
طولاني تر از سطوح پايين تر باشد. فرض کنيد که طول اين جلسات هم يک ساعت باشد. در اين صورت در هر هفته ده ساعت جلسه بين مديران تحويل و مديران هم محوري برقرار مي باشد؛ مجموعاً چهل ساعت در ماه.
هر دو هفته يک بار مديران تحويل جلسه اي را براي مرور وضعيت اقلام قابل تحويل با مدير پروژه بر قرار خواهند کرد. چنانچه طول اين جلسه نيز دو ساعت باشد، کلاً در طي يک ماه چهار ساعت نيز جلسات در اين سطح
تشکيل مي گردد. مدير پروژه نيز به نوبه خود با مدير عامل و ديگر ذينفعان کليدي پروژه جلسه اي را به صورت ماهانه برقرار خواهد کرد، فرض کنيد به مدت سه ساعت. همانگونه که مشاهده مي کنيد در مجموع
پروژه فرضي ما نياز به سيصد و چهل و هفت ساعت جلسه دارد تا به شکلي سيستماتيک تمامي بخش هاي پروژه، از جزئي ترين سطح تا مطالب کلان، مورد ارزيابي قرار گيرد. اما در عمل تيم مديريت پروژه
ما تنها چهل ساعت، آن هم به شيوه اي کاملاً غير سيستمي به اين پروژه تخصيص داده اند. پرداختن به پروژه در مدتي حدود دوازده درصد مدت لازم بديهي است که پروژه را با مشکلات عديده مواجه مي نمايد.
جلسات طولاني و دردآور به معني مؤثر بودن آنها نيست. توجه نکردن به جزئيات و نداشتن درک صحيح از آن موجب مي گردد که فکر کنيم در يک جلسه هفتگي مي توانيم تمامي مشکلات يک پروژه را شناسايي کرده،
برايشان راه حل ارائه کنيم. اين تنها يک مثال از مجموعه صد ها مثالي است که مي توان براي نياز به پرداختن سيستماتيک به جزئيات پروژه ارائه کرد. به ياد داشته باشيد تا جزئيات انجام نشوند پروژه انجام نخواهد شد.
پروژه ها در يک نگاه کلان پديده اي پيچيده به نظر مي آيند. همين پديده پيچيده را مي توان با تجزيه و تحليل درست به تعداد زيادي عنصر ساده و جزئي تبديل کرد. با رعايت ارتباط صحيح بين اجزا يکپارچگي مفهمومي پروژه
نيز رعايت خواهد شد. سطح توجه به پروژه بايد دربرگيرنده اجزاي بسيار کوچک آن نيز باشد، چه در غير اين صورت پيشرفت ها در پروژه مطابق با انتظارات نخواهد بود. اجازه دهيد براي تشريح اين موضوع مثالي را ارائه کنم.
مديران هم محوري بايد به صورت روزانه با پيمانکاران خود جلسه پيشرفت برنامه داشته باشند. فرض کنيد که اين جلسات بيش از نيم ساعت طول نکشد. در اين صورت بيست پيمانکار هر روز مجموعاً ده ساعت،
با مديران هم محوري جلسه خواهند داشت. ساعات مورد نياز در طي ماه مي شود سيصد ساعت. مديران هم محوري با مديران تحويل جلسات هفتگي خواهند داشت. دوره جلسات در سطوح بالاتر سازمان بايد
طولاني تر از سطوح پايين تر باشد. فرض کنيد که طول اين جلسات هم يک ساعت باشد. در اين صورت در هر هفته ده ساعت جلسه بين مديران تحويل و مديران هم محوري برقرار مي باشد؛ مجموعاً چهل ساعت در ماه.
هر دو هفته يک بار مديران تحويل جلسه اي را براي مرور وضعيت اقلام قابل تحويل با مدير پروژه بر قرار خواهند کرد. چنانچه طول اين جلسه نيز دو ساعت باشد، کلاً در طي يک ماه چهار ساعت نيز جلسات در اين سطح
تشکيل مي گردد. مدير پروژه نيز به نوبه خود با مدير عامل و ديگر ذينفعان کليدي پروژه جلسه اي را به صورت ماهانه برقرار خواهد کرد، فرض کنيد به مدت سه ساعت. همانگونه که مشاهده مي کنيد در مجموع
پروژه فرضي ما نياز به سيصد و چهل و هفت ساعت جلسه دارد تا به شکلي سيستماتيک تمامي بخش هاي پروژه، از جزئي ترين سطح تا مطالب کلان، مورد ارزيابي قرار گيرد. اما در عمل تيم مديريت پروژه
ما تنها چهل ساعت، آن هم به شيوه اي کاملاً غير سيستمي به اين پروژه تخصيص داده اند. پرداختن به پروژه در مدتي حدود دوازده درصد مدت لازم بديهي است که پروژه را با مشکلات عديده مواجه مي نمايد.
جلسات طولاني و دردآور به معني مؤثر بودن آنها نيست. توجه نکردن به جزئيات و نداشتن درک صحيح از آن موجب مي گردد که فکر کنيم در يک جلسه هفتگي مي توانيم تمامي مشکلات يک پروژه را شناسايي کرده،
برايشان راه حل ارائه کنيم. اين تنها يک مثال از مجموعه صد ها مثالي است که مي توان براي نياز به پرداختن سيستماتيک به جزئيات پروژه ارائه کرد. به ياد داشته باشيد تا جزئيات انجام نشوند پروژه انجام نخواهد شد.