نکاتي براي مديريت ريسک پروژه |
- ريسک، غيرقابل اجتناب است. ريسک را مي توان مديريت نمود اما ابتدا بايد آن را شناسايي کرد.
- وقايع کليدي داراي ريسک را شناسايي کنيد و برنامه اي جهت کاهش ريسک آنها تدارک ببينيد.
- برنامه ريزي جهت مواجهه با ريسک را از ابتداي پروژه آغاز نماييد.
- ريسک کميتي پوياست و بايد به طور منظم مورد بازنگري قرار گيرد.
- از تمامي ذي نفعان در مورد ريسک هاي بالقوه سؤال کنيد.
- برنامه زمانبندي را بازنگري و فعاليت هاي داراي بيشترين ريسک را در ابتداي برنامه زمانبندي قرار دهيد.
- محتاط بوده، نسبت به تخمين ها خوش بين نباشيد.
- وقت خود را براي موارد کم اهميت تلف نکنيد.
- مواد را در ابتدا تهيه نماييد.
- در ابتداي پروژه و در طي آن به کرات و صادقانه در مورد ريسک صحبت کنيد.
- شما هرگز نخواهيد توانست تمامي ريسک ها را شناسايي کنيد.
- سطح تحمل ريسک حاميان پروژه را تعيين کنيد.
- فعاليت هاي ارزيابي ريسک را در برنامه پروژه لحاظ نماييد.
- ريسک ها را براساس احتمال وقوع و تأثير آنها اولويت بندي کنيد.
- ريسک ها را در طي چرخه عمر پروژه، مورد پايش قرار دهيد.
- ريسک هاي مثبت و فرصت ها را شناسايي کنيد.
- چک ليستي از ريسک هاي پروژه تهيه نماييد.
- درصد ثابتي به بودجه پروژه بيفزاييد تا ريسک ها را پوشش دهد.
- صاحب هر يک از ريسک هاي شناسايي شده را تعيين نماييد.
|
نقش مذاکره در موفقيت |
موفقيت شما مستقيماً به نتيجه مذاکرات شما بستگي دارد و نتيجه مذاکرات شما، يک توافق است. توافقات شما ممکن است قوي يا ضعيف، موقت يا دائمي، دوستانه يا خصمانه، مطلوب يا نامطلوب باشد.
به طور خلاصه توفقات شما در مذاکره، تعيين کننده موارد زير خواهد بود:
- اينکه بتوانيد يک بازار فروش مهم را به خود اختصاص دهيد يا خير
- آنچه براي کالاها و خدمات پرداخت مي کنيد
- شرايط خريد يا فروش
- اينکه بتوانيد قراردادي را به امضا برسانيد يا خير
- اينکه بتوانيد توافق طرف مقابل را جهت همکاري به دست آوريد يا از او دشمني براي خود بسازيد که با هر حرکت شما به مقابله بپردازد
- اينکه بتوانيد يکي از شرايط خود را به يک امتياز انحصاري تبديل کنيد يا شاهد به بن بست رسيدن مذاکرات خود باشيد
- توانايي شما در ايجاد و حفظ ارتباطات نيز به نحوه شرکت شما در مذاکرات بستگي دارد.
|
رده هاي مديريت پروژه |
سازمان ها از نظر توسعه مديريت پروژه در آنها به 5 رده تقسيم مي شوند:
سازمان هاي آلفا:
اين سازمان ها در آغاز راه هستند؛
معمولاً اشتياق افراد زياد و به کارگيري تکنيکهاي مديريت پروژه ضعيف بوده، هيچگونه پروتوکل سازماني براي مديريت پروژه وجود ندارد.
سازمان هاي بتا:
در اين سازمان ها، چگالي پروژه ها بيشتر بوده، عدم وجود يک پروتوکل سازماني براي
مديريت پروژه، مشکلاتي را پديد آورده است. پروژه ها به طور شفاف، تأييد يا بودجه بندي نشده اند و درگيري منابع آغاز گرديده است. همچنين روشن نبودن حسابدهي ها و اختيارات، تأثيراتي منفي بر عملکرد پروژه برجاي گذاشته است.
سازمان هاي امگا:
در اين سازمان ها چگالي پروژه ها بسيارزياد است و افراد زيادي بر روي چندين پروژه کار مي کنند. مکانيزمي
براي تأييد و سرمايه گذاري برروي پروژه ها وجود دارد اما توان مديران اجرايي براي کشف ماحصل هر پروژه، اندک است. بودجه ها و تاريخ هاي تکميل هيچ مفهومي ندارند
زيرا براساس سياست و مجادله تعيين مي شوند. برنامه هاي داراي جزئيات بسيار زياد، با کنترل خوب اشتباه گرفته مي شود، درنتيجه افراد با انبوهي از فعاليت ها مواجهند بدون آنکه در انجام آنها به موفقيت چنداني دست يابند.
سازمان هاي تتا:
اين سازمان ها در وضعيت بحراني قرار دارند. در اين سازمان ها مشاهده مي شود که يک پروژه بزرگ،
بارها و بارها آغاز مي گردد. افراد ياد گرفته اند که سرهاي خود را پايين انداخته، فقط کارهايي را که از آنها خواسته مي شود، انجام دهند.
سازمان هاي دلتا:
مديران اجرايي اين سازمان ها، سبد پروژه ها را طوري مديريت مي کنند که گويي خود، سرمايه گذارند.
آنها عملکرد را درمقابل خروجي هاي اندازه گيري شده عيني، مورد قضاوت قرارمي دهند و اثرات متقابل ميزان موفقيت پروژه، بودجه، مدت زمان و ريسک را با استفاده از داده ها کنترل مي کنند
نه برمبناي نظريات حسي. افراد هرسطح از هرم پروژه، درمقابل سطح بالاتر پاسخگو بوده، پاداش عملکرد خود را دريافت مي دارند؛ همچنين اين اختيار را دارند که عملکرد افراد سطح پايين تر خود را مورد محاسبه قرار دهند.
|
مديريت پيامدها در پروژه |
مديريت وقايع و پيامدهاي آنها در هر پروژه، صرف نظر از اندازه آن، امري مهم به شمار مي آيد.
ممکن است برخي از وقايع پيش بيني نشده به وقوع بپيوندد و پروژه را در معرض خطر قرار دهد. از جمله اين وقايع مي توان به موارد زير اشاره نمود:
- در دسترس نبودن حاميان کليدي در هنگام گردآوري نيازهاي پروژه
- انتقال افراد متخصص پروژه به پروژه اي ديگر
- تأخير در نصب به علت شرايط نامساعد جوي
- از دست دادن يکي از ارائه دهندگان خدمات به پروژه
حفظ ارتباط نزديک با حاميان و ذي نفعان کليدي و برگزاري جلسات منظم با اعضاي تيم پروژه مي تواند آگاهي شما را نسبت به وقايع احتمالي و پيامدهاي آنها افزايش دهد.
توصيه مي شود از همان ابتداي پروژه، وقايع پروژه را در فايلي ثبت نماييد تا بتوانيد پيامدهاي آنها و مراحل برطرف ساختن مشکلات
ناشي از آنها را پيگيري کنيد. اين فايل را به طور منظم، با توجه به وضعيت هر واقعه و اينکه چه کسي مسئول حل هر يک از مشکلات مي باشد، به روز نماييد.
|
